Qui est notre Délégué à la Protection des Données ?

Nous vous présentons M. Ben De Goignies. Protéger correctement vos données exige qu’une responsabilité et un engagement personnels soient souscrits par la personne la plus qualifiée. Ben De Goignies, notre PDG, s’occupe de l’excellence opérationnelle chez Presence et travaille avec nous depuis plus de 15 ans. Il connaît tous les processus et toutes les procédures au sein de notre organisation et assure personnellement que l’ensemble du personnel de Presence les respecte à tout instant. 

La promesse du respect de la confidentialité de Presence énoncée ici est une promesse qu’il garantit personnellement auprès de toutes nos parties prenantes. Il est disponible à tout moment pour répondre aux questions que vous auriez au sujet de l’utilisation des données que vous nous confiez .  

Vous pouvez le joindre à l’adresse ben.degoignies@presencegroup.eu

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Quand et comment recueillons-nous vos informations personnelles ?

Si nous entrons en contact avec vous, nous créons un dossier portant votre nom sur l’une de nos plateformes informatiques. Nous ajoutons à ce dossier l’information que vous nous communiquez lors de la confirmation, de la réservation ou de l’enregistrement d’un projet, d’une réunion, d’une conférence ou d’un événement que nous exécutons pour vous ou auquel nous vous invitons. Nous détenons une information générale au sujet de nos parties prenantes (contacts, clients et fournisseurs) comme leur nom , leur adresse, les coordonnées de facturation et toute information nécessaire pour que nous puissions vous offrir un service de la plus haute qualité. Nous consignons les contacts établis avec vous de même que votre participation à nos activités, que ce soit de manière directe ou au travers de plateformes en ligne. 

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Quel usage faisons-nous de vos informations personnelles ?

Nous les traitons dans le cadre d’activités spécifiques comme une consultation, une offre de prix, une candidature ou un enregistrement. 

Ou pour vous offrir des services impliquant l’envoi d’information au sujet des opportunités d’affaires actuelles ou à venir avec Presence ; un nouveau produit, une offre de service et tout ce qui selon nous pourrait constituer une information utile pour vous. Nous recourons parfois à des partenaires ou à des organisations de confiance (par ex. prestataires de services externes, …) et leur imposons des obligations contractuelles de respect de la confidentialité très strictes pour le traitement de vos informations personnelles lorsqu’ils exécutent pour vous les services concernés. 

Afin de permettre à nos partenaires de confiance de vous fournir des services. 

Afin d’effectuer des recherches pour nous aider à planifier et à améliorer nos services. Nous vous contactons nous-mêmes ou demandons à ces partenaires et organisations de confiance de le faire en notre nom.  

Pour produire une information statistique agrégée, notamment des données de suivi de l’égalité des chances pour nos fournisseurs et partenaires. 

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Comment stockons-nous vos données ?

Nous respectons les principes de protection des données et les bonnes pratiques de traitement de l’information. Toute information de nature personnelle est conservée dans des ordinateurs ou des fichiers manuels dont la sécurité est assurée. Vos données ne seront utilisées que par les employés de Presence qui travaillent dans le cadre d’un contrat Presence comportant un accord de non-divulgation et des clauses de non-concurrence. 

Nous ne transférerons vos données à nos partenaires et organisations de confiance que sur la base des besoins le justifiant afin de mener à bien les projets que nous exécutons pour vous. 

Dans ce cas, nous n’utiliserons vos données que pour assurer avantageusement pour vous le niveau de qualité le plus élevé .  

Nous avons un calendrier de conservation de l’information et ne gardons les dossiers que tant que cela correspond à une fin juridique ou commerciale. 

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Transférons-nous vos données en dehors de l’EEE ? 

Si vous nous demandez de travailler sur un projet en dehors de l’Espace économique européen, il se peut que nous ayons à transférer vos données personnelles vers des pays situés hors de l’EEE pour les mettre à la disposition d’organisations de confiance sur la base d’un besoin justifié. Ces organisations ont souscrit avec nous un accord de partenariat. Nous pouvons de la sorte vous offrir des services de la plus haute qualité.  

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Qu’en est-il des cookies et d’Internet ? 

Si vous utilisez Internet pour réaliser certaines transactions avec Presence, votre ordinateur stockera dans sa mémoire des petits paquets de données connus sous le nom de « cookies ». Les cookies ne peuvent lire votre disque dur ou mettre une quelconque information à la disposition de tiers. 

Ils sont utilisés de sorte à nous permettre de vous reconnaître facilement lorsque vous visitez à nouveau nos sites web et, partant de là, de vous offrir un meilleur service. Nous suivons également les tendances de navigation des utilisateurs pour déterminer l’efficacité de notre site Web. Nous ne communiquons pas cette information à des tiers .  

Pour de plus amples informations, veuillez consulter « Utilisation des cookies » sur le site Web de Presence. Si vous préférez ne pas recevoir de cookies lorsque vous parcourez notre site Web, vous pouvez configurer votre navigateur pour les refuser. 

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Comment protégeons-nous vos informations personnelles ?

L’ensemble du personnel chez Presence est au fait des procédures en matière de sécurité à suivre lors du traitement d’information personnelle. 

L’information est protégée contre l’accès non autorisé et nous sommes pleinement confiants quant à l’impossibilité pour autrui d’accéder à votre information personnelle de manière illégale. 

Nous protégeons également l’information lorsqu’elle est transférée. 

Pour autant que votre navigateur Web comporte un « Secure Sockets Layer » (ou SSL), toute information personnelle transmise au départ de ce navigateur vers notre service Web ou inversement, sera encryptée pour la rendre illisible. 

Veuillez noter que la messagerie électronique n’est jamais une façon de communiquer sûre à 100%. En l’utilisant, vous convenez que vous en assumez le risque lors du transfert d’information par courriel.  

Même si nous prenons toutes les précautions raisonnables pour assurer que les autres organisations avec lesquelles nous traitons disposent de bonnes pratiques en matière de sécurité, nous ne sommes pas responsables des pratiques dans le domaine de la confidentialité des organisations dont le site Web peut être lié à notre service. 

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Comment pouvez-vous accéder aux données que nous stockons à votre sujet ? 

Vous avez bien entendu le droit de recevoir à tout moment une copie des données personnelles que nous avons à votre sujet . Si vous souhaitez une copie, veuillez adresser un courrier à notre Délégué à la Protection des Données, M. Ben De Goignies, chez Presence, 24 Bohey, 9647 Doncols ou un courriel à l’adresse ben.degoignies@presencegroup.eu.  

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Information complémentaire et conseils

Pour recevoir de plus amples informations et des conseils sur les questions de protection des données, vous pouvez également contacter directement M. Ben De Goignies, notre Délégué à la Protection des Données, à l’adresse ben.degoignies@presencegroup.eu.

Quelques définitions de termes utilisés dans la Promesse du respect de la confidentialité de Presence

Partenaires de confiance : Prestataires de services auxquels recourt Presence après avoir vérifié la qualité qu’ils offrent et leur fiabilité. Nous vérifions s’ils ont une politique RGPD en place et avons conclu avec nos partenaires des accords écrits reprenant des dispositions sur la non-divulgation et des clauses de non-concurrence. 

Organisations de confiance : Organismes professionnels auxquels recourt Presence après avoir vérifié la qualité qu’ils offrent et leur fiabilité. Nous vérifions s’ils ont une politique RGPD en place et avons conclu avec ces organisations des accords écrits reprenant des dispositions sur la non-divulgation et des clauses de non-concurrence.

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