Prise de notes

La prise de notes est une activité chronophage. Après l'événement, la réunion ou la réunion de CEE, le transcripteur passe encore de longues heures à écouter les fragments audio enregistrés et à vérifier son compte-rendu. Un transcripteur doit non seulement écouter attentivement l'exposé, mais également être capable de le dactylographier à la vitesse de l'éclair sans commettre d'erreurs.  Presence travaille avec des transcripteurs chevronnés forts de longues années d'expérience. Le transcripteur peut assister à la réunion ou établir le compte-rendu sur la base de fragments audio enregistrés. Vous avez besoin d'un transcripteur en anglais, en français ou en espagnol ? Nous pouvons vous libérer de la rédaction de votre compte-rendu dans de nombreuses langues. Le service de prise de notes est lié à notre service de traduction.

Prise de notes en présentiel ou à distance

Écouter, prendre note, agencer et synthétiser : l'intervention d'un transcripteur durant une réunion vous offrira une excellente vue d'ensemble lorsque vos interlocuteurs quitteront la salle de réunion. Nos transcripteurs travaillent sur place ou à distance, selon vos desiderata. Un compte-rendu correct constitue un élément essentiel pour un suivi efficace d'un événement ou d'un entretien. Vous souhaitez qu'une réunion fasse l'objet d'une prise de notes ? Les transcripteurs de Presence mettent tout leur talent à votre service pour assurer un suivi scrupuleux de votre réunion. Nous adaptons sans aucun problème notre méthode de travail à vos préférences et nos transcripteurs travaillent aussi bien en présentiel qu'à distance. Prise de notes en présentiel ou à distance : à vous de choisir !

Vous souhaitez recourir aux services d'un transcripteur ? Voici les possibilités :

1) Transcription complète

Vous souhaitez une transcription verbatim de votre réunion, entretien ou entrevue ? Une transcription complète ou « full transcript » reprend au mot près tout ce qui a été dit, y compris les 'hum’ et les ‘euh’. Les transcripteurs de Presence assurent une transcription correcte et détaillée.

Une transcription complète constitue la solution idéale si vous souhaitez consigner chaque détail de l'entretien au mot près. Les tics de langage, les répétitions, le langage verbal ou les phrases coupées... Chaque mot est scrupuleusement noté, indépendamment de la cohérence ou de l'agencement de l'exposé. Nos transcripteurs prêtent une oreille attentive, fournissent un travail rapide et efficace ainsi qu'une transcription de votre entretien au mot près.

2) Compte rendu analytique

Vous souhaitez un résumé clair de votre entretien ou de votre réunion ? Un résumé analytique ou « executive summary » consiste en une synthèse d'un entretien ou d'une réunion dans un document circonstancié.

Vous souhaitez disposer d'un compte-rendu détaillé d'un entretien ? Les transcripteurs chevronnés de Presence, qui ne relâchent à aucun moment leur attention, prennent des notes et synthétisent l'entretien en un texte fluide et facile à lire. Vous disposez ainsi sur-le-champ de tous les éléments essentiels abordés lors d'une réunion ou d'une assemblée. Il s'agit de la solution idéale si vous voulez envoyer le document juste après l'événement.

3) Compte rendu flash

Vous souhaitez disposer d’un compte rendu rapide d’un entretien ? Les transcripteurs chevronnés de Presence, qui ne relâchent à aucun moment leur attention, prennent des notes et synthétisent l'entretien en un texte fluide et facile à lire. Vous disposez ainsi sur-le-champ de tous les éléments essentiels abordés lors d'une réunion ou d'une assemblée. Il s'agit de la solution idéale si vous voulez envoyer le document juste après l'événement.

Les caractéristiques d'une réunion hybride

  • Combinaison de participants, d'orateurs et de sessions à distance et sur place
  • Utilisation d'un appareil à domicile combiné avec du « matériel live » sur place
  • Assistance technique sur place et à distance, support et modération aux réunions

Comment fonctionne une réunion hybride ?

Certains participants ne pourront être présents physiquement à la réunion ? Nous avons la solution. Par exemple, quelques participants peuvent se réunir dans une salle de conférence et d'autres, suivre la réunion à distance.

L'un de nos techniciens sera présent sur place pour installer l'équipement technique (caméras, micros, casques etc.) et tester le système. Lorsque la réunion débutera, il enverra en temps réel le son et la vidéo aux interprètes. De cette manière, tous les participants pourront recevoir l'interprétation en temps réel.

Si vous avez besoin d'interprétation simultanée lors de votre réunion hybride, les interprètes peuvent travailler à distance. Notre équipement technique permet de leur faire parvenir le son en temps réel afin qu'ils puissent interpréter pour les participants.

Le coordinateur de Presence sera votre unique personne de contact. Étant donné que ce coordinateur est en contact direct avec vous, le technicien et les interprètes, il/elle est toujours au courant du statut de chaque projet et peut, si nécessaire, apporter des modifications instantanées aux demandes.

Le modérateur facilite la communication entre les participants en ligne. Il/Elle fera en sorte que votre réunion hybride se déroule sans accroc.

Grâce à la solution hybride, le preneur de notes peut également travailler à domicile étant donné qu'il/elle peut suivre la réunion à distance.

Vous organisez une réunion hybride prochainement ?

Discutons-en!

Quels sont les pièges les plus courants des réunions hybrides ?

Depuis la pandémie de Covid-19, les entreprises doivent faire face à de nouveaux défis, à savoir les réunions et événements hybrides. Avant de foncer tête baissée, tirons les leçons des 5 pièges les plus courants auxquels les entreprises se s'attendent pas toujours à être confrontées.

  • Les exigences techniques

Le lien avec les systèmes et les équipements existants doit être testé pour s'assurer que tous les appareils fonctionnent.  Une connexion Internet dédiée stable est nécessaire pour que vos participants, orateurs, interprètes et autres parties prenantes à distance puissent suivre la réunion hybride en toute tranquillité.

  • Des participants à distance à la pointe de la technologie

Assurez-vous que tout le monde est bien préparé, fournissez à chaque personne un manuel ou des directives sur la façon de se connecter et d'utiliser la plateforme.

  • Les règles de bienséance en réunion

Lorsque vous participez à une réunion en ligne, il est important de respecter certaines règles de bienséance, comme lors d'une réunion en présentiel.  Plusieurs éléments sont à surveiller.

  • La conformité juridique

Qu'en est-il de la protection des données ? Les questions de pare-feu ont-elles été abordées en amont ? Votre entreprise vous permet-elle de télécharger l'application ou de travailler avec Chrome ?

  • La différence en termes d'attentes/expériences

Ne l'oubliez pas : les personnes sur place et à distance ont des attentes et des expériences différentes.  Les discussions informelles à la machine à café ou par ordinateur interposé ne sont pas les mêmes.

Ne vous laissez par impressionner par la complexité. Nous nous assurons que vous n'oubliez rien !

La configuration d'une réunion virtuelle

Une plateforme virtuelle, un ordinateur ou un smartphone et Internet. Voici tout ce dont vous avez besoin pour organiser une réunion virtuelle !

Une réunion virtuelle a lieu sur un navigateur Web ou une application que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur ou votre smartphone. Par le biais de ce logiciel en ligne, les participants peuvent interagir les uns avec les autres et suivre la réunion de chez eux.

L'interprétation simultanée peut être nécessaire pendant votre réunion virtuelle, mais dans ce cas les interprètes n'ont pas besoin d'être présents sur place, ils peuvent travailler à distance. Grâce à notre solution technique, ils reçoivent le son en temps réel afin qu'ils puissent interpréter pour les participants.

À l'instar des interprètes, un technicien en ligne peut être mis à disposition lors de votre réunion virtuelle. Il ou elle sera présent avant et pendant la réunion pour mettre en place, connecter et tester les systèmes nécessaires. Pendant la réunion en ligne, le technicien surveillera également tout ce qui se passe pour s'assurer du bon déroulement de la réunion.

Un modérateur en ligne facilitera la communication entre les participants en ligne. Il ou elle fera en sorte que votre réunion virtuelle se déroule sans accroc.

Il est également possible de prendre des notes pendant les réunions en ligne. Nous pouvons faire en sorte que le preneur de notes puisse travailler depuis son domicile puisqu'il/elle peut suivre la réunion via nos solutions de streaming.

Vous voulez organiser une réunion virtuelle prochainement ?

Discutons-en !

Quelles sont les solutions possibles ?

Il existe actuellement de nombreuses options pour votre réunion virtuelle ou en ligne. Assurez-vous de choisir la plateforme de réunion interactive idéale (comme ZOOM, InEvent, VoiceBoxer, KUDO, Teams,...).

Vous cherchez un aperçu de toutes les différentes fonctionnalités que nos plateformes proposent pour votre réunion virtuelle ? Décidez quelles fonctionnalités votre réunion ou événement doit utiliser par le biais de notre check-list pratique ! En fonction de vos préférences et de vos besoins, nous pouvons vous conseiller la plateforme virtuelle qui vous convient le mieux !

Téléchargez notre check-list!
Prise de notes

Presence, votre expert en prise de notes

Presence est depuis plus de 20 ans déjà votre bureau d'interprétation et de traduction et vous offre les services de traducteurs-interprètes et de transcripteurs professionnels. Nous mettons à votre disposition des professionnels dans toutes les langues, quel que soit l'endroit que vous avez choisi pour votre événement. Grâce à notre réseau de locuteurs natifs, nous garantissons des services de prise de notes et de traduction du plus haut niveau. En présentiel ou en ligne ? Nous nous ferons un plaisir de chercher la personne idéale dans notre réseau. Vous avez besoin d'un transcripteur dans une langue spécifique ? Transmettez-nous votre demande. Nous nous assurerons de vous fournir les langues nécessaires !

Vous souhaitez un devis pour de la prise de notes ?

Contactez-nous