Zahlen und Fakten

2020 war ein extrem herausforderndes Jahr, das aber auch viele interessante Gelegenheiten bot. Jedes Unternehmen, jede Organisation oder jeder Verband - eigentlich jeder Einzelne von uns - musste sich in Rekordzeit an die veränderte Situation anpassen. Für viele Organisationen bedeutete dies, dass sie von Live-Sitzungen auf Online-Sitzungen umsteigen mussten. Aber was steht für 2021 in Aussicht?

Jetzt, wo immer mehr Menschen auf der ganzen Welt die COVID-19-Impfung erhalten, können wir endlich darüber nachdenken, Live-Sitzungen und -Veranstaltungen stattfinden zu lassen. Da jedoch das Arbeiten von zu Hause aus zur neuen Normalität geworden ist, haben sich Online-Sitzungen und -Veranstaltungen mehr und mehr als Teil unseres Arbeitslebens etabliert. Wo früher Online- und Live-Streaming weniger Priorität hatten, sind diese im letzten Jahr zwangsläufig zur Norm geworden.

• Sitzungen & Veranstaltungen 2019 im Vergleich zu 2020

Dies wurde auch durch unsere internen Zahlen bestätigt. Im Jahr 2020 haben wir nicht weniger als 690 Online-Sitzungen organisiert und koordiniert. Dies ist ein massiver Anstieg im Vergleich zu 2019. Es ist nicht überraschend, dass die Anzahl der Live-Sitzungen als Folge der Pandemie zurückging.

• Q1 Sitzungen & Veranstaltungen 2019 - 2020 - 2021

Wenn wir die Quartalszahlen der letzten drei Jahre vergleichen, wird deutlich, dass wir 2019 überwiegend Live-Sitzungen organisiert und koordiniert haben. In diesem Zeitraum wurden nur 6,6 % aller Sitzungen online abgehalten.

Dieser Trend war auch 2020 (Q1) noch zu erkennen, obwohl die ersten Auswirkungen von COVID-19 zu spüren waren: Die Anzahl der Live-Sitzungen stieg leicht an und die Anzahl der Online-Sitzungen begann schleichend zu steigen.

Wenn wir uns das Jahr 2021 anschauen, sehen wir, dass es einen klaren Übergang von Live- zu Online-Sitzungen gegeben hat. Während wir 2019 überwiegend Live-Sitzungen abgehalten haben, fanden 2021 die meisten Sitzungen online statt.

Abgesehen von diesem Umstieg stellen wir fest, dass generell mehr Sitzungen abgehalten wurden. Die Sitzungen waren kleiner und kürzer, aber es ist klar, dass es mehr Kommunikation zwischen den Beteiligten gab. Weil die Situation im letzten Jahr so unsicher war, neigten Unternehmen dazu, ihre Sitzungen zu verschieben oder abzusagen. Unsere Kunden sind sich darüber im Klaren, dass dies keine Lösung darstellt. Unternehmen müssen ständig kommunizieren, erst recht in einer Krise.

• Was ist mit den EBR-Sitzungen passiert?

Wenn wir speziell unsere EBR-Kunden betrachten, können wir sehen, dass 95,45 % unserer Kunden ihre EBR-Veranstaltungen im Jahr 2020 online durchgeführt haben. Es wurde einmal mehr deutlich, dass Online-Alternativen neue Möglichkeiten bieten, auch für EBRs.

• Was ist mit der Verdolmetschung in Sitzungen?

Für die meisten unserer Sitzungen im Jahr 2021 haben wir Dolmetscher bereitgestellt. Bei mindestens 57 % der Sitzungen wurde eine Verdolmetschung für eine bis drei Sprachen benötigt. Die nächstgrößere Kategorie waren Sitzungen mit vier bis fünf Sprachen. 14 % der Sitzungen benötigten eine Verdolmetschung in mehr als sechs Sprachen. Es gab auch einige wenige Sitzungen, bei denen keine Verdolmetschung auf dem Programm stand (6 %).

• Wie sehen wir die Zukunft

Jeder versteht, dass Online-Sitzungen eine alternative Möglichkeit bietet, um miteinander in Kontakt zu bleiben. Aber da wir dies nun schon seit mehr als einem Jahr tun, stellt sich langsam eine gewisse "Zoom-Müdigkeit" ein. Seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie haben mehr als 300 Millionen Menschen Zoom, Teams, VoiceBoxer, Kudo und andere virtuelle Plattformen genutzt. Außerdem verbringen wir 30 % mehr Zeit in Online-Sitzungen, und das wirkt sich zweifellos auf unsere geistige Gesundheit aus.

Deshalb dürfen wir die Bedeutung der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht nicht unterschätzen. Aus diesem Grund glauben wir, dass eine erneute Umstellung ansteht, diesmal von Online- auf Hybrid-Sitzungen (eine Kombination aus Online- und Live-Sitzungen). Entsprechend den COVID-19-Beschränkungen in ihrem Land werden einige Mitarbeiter in der Lage sein, zu reisen und andere werden die Sitzung oder die Veranstaltung von zu Hause aus verfolgen können.

• Wie sehen unsere Kunden die Zukunft?

Wir haben Ende letzten Jahres eine Umfrage unter unseren Kunden durchgeführt, um zu erfahren, wie sie die Zukunft ihrer eigenen Sitzungen und Veranstaltungen sehen. Die Antworten zeigten, dass die Mehrheit unserer Kunden (69,9 %) nun auch Online-Sitzungen in den Mix ihrer neuen Kommunikationsstrategie einbeziehen werden.

Rund 61 % gaben sogar an, dass sie nach der Pandemie auf hybride Sitzungen umsteigen würden. Nur 17,7 % sagten, sie würden sich ausschließlich auf Online-Sitzungen konzentrieren.

Wenn wir zu unseren EBR-Kunden zurückgehen, sehen wir, dass auch hier die Mehrheit (65 %) sagt, dass sie ihren EBR online oder in einer hybriden Form abhalten wollen. 35 % würden die Online-Alternativen für kleinere Sitzungen bevorzugen, wie z.B. für ihre Sitzungen des engeren Ausschusses.

Die Zukunft der Meeting- und Eventbranche

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By Peter Van Den Steene (CEO of Presence and Paradigma)

Alle gehen davon aus, dass die persönlichen Treffen und Veranstaltungen wieder aufgenommen werden, sobald die COVID-Krise vorbei ist. Es besteht kein Zweifel, dass viele Organisationen das Beste aus beiden Welten nutzen wollen und so genannte hybride Sitzungen oder Veranstaltungen organisieren werden.

Mit dieser Lösung wird ein Teil der Teilnehmer im Raum sein und ein Teil des Publikums wird die gesamte Sitzung auf einem Bildschirm verfolgen - von wo auch immer auf der Welt sie sich befinden. Dadurch kann zweifellos ein noch größeres Publikum erreicht werden, während gleichzeitig die Kosten erheblich gesenkt werden.

Aber ich habe das Gefühl, dass wir mehr Bewegung in diesem faszinierenden Markt erwarten können. Online-Technologien haben die Meeting- und Event-Landschaft radikal verändert und wir werden die Auswirkungen erst in einigen Monaten oder später sehen.

Die wirkliche Herausforderung für Meeting-Planer im Jahr 2021 und noch mehr im Jahr 2022 und darüber hinaus wird nicht nur darin bestehen, Online- und Präsenzlösungen zu kombinieren, um eine größere Reichweite zu erzielen und Kosten und Zeit zu sparen, sondern beide Welten als vollwertige, sich ergänzende Lösungen zusammenzubringen.

Wir müssen begreifen, inwieweit die COVID-Krise unsere Sicht auf die menschliche Interaktion - zwischen Menschen und innerhalb von Organisationen - verändert hat und wie effektiv sie ist. Wir können uns sicher sein, dass die Menschen weiterhin von Angesicht zu Angesicht kommunizieren werden. Wir sind soziale Wesen und das wird sich so schnell auch nicht ändern.

Für kürzere Sitzungen werden jedoch auch in Zukunft Online-Lösungen genutzt. Bei der Entscheidung, ob eine Sitzung live abgehalten werden soll, werden die Teilnehmer den Aufwand und die finanzielle Investition abwägen. Wie Sie sich vorstellen können, machen die vielen Optionen, die angeboten werden, die Kunden noch wählerischer.

Stellen Sie sich vor, dass Sie alles, was während Ihrer Veranstaltung passiert ist, analysieren und daraus Schlüsse ziehen können, um zukünftige Sitzungen weiter zu verbessern und Ihr Budget zu optimieren.

• Wie fanden die Teilnehmer Ihr Produkt, Ihren Referenten oder Ihre Präsentation?
• Welche Teilnehmer hatten welche Interessen?
• Welche Workshops haben den Geschmack der Teilnehmer am meisten getroffen?
• Und wenn wir schon beim Geschmack sind: Wie fand Ihr Publikum das Catering? Den Kaffee?
• Wer hat in welcher Sprache zugehört? Brauchen Sie noch einen Dolmetscher für Sprachen, in denen nur wenige oder gar keine Menschen zugehört haben?
• …

Sie haben es erfasst: Technologie ist hier, um zu bleiben.

Die nächste Revolution steht bereits vor der Tür: Diese Revolution ist grün und basiert auf mehr Automatisierung und mehr Virtualität.

• Die grüne Welle

Diese "grünen Veranstaltungen" sind die Zukunft, denn Ihr Publikum und Ihre Kunden versuchen, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Und wie könnte man dies besser tun als durch die Teilnahme an einer Online-Sitzung?

Dieser Prozess des wachsenden Bewusstseins wird in der Zukunft nur an Stärke gewinnen.

Und stellen Sie sich nur einmal die anderen Vorteile vor, die Sie durch einen geringeren Bedarf an technischem Personal, Catering, Dolmetschern usw. während Ihres Meetings oder Ihrer Veranstaltung erzielen werden.

• Automatisierung und Virtualität

Zeit ist Geld, wie die Amerikaner sagen, und so werden Meeting-Planer in Zukunft verlangen, dass alles so schnell und effizient wie möglich abläuft.

Alle Fragen müssen so schnell wie möglich beantwortet werden und alles, was die Teilnehmer benötigen, sollte nicht mehr als einen Klick entfernt sein.

Gewinnen werden diejenigen, die ihren Kunden so viel Arbeit wie möglich abnehmen und ein nahtloses Erlebnis bieten können. Kunden sind nicht daran interessiert, wie jedes kleine Detail funktioniert, solange es funktioniert.

Schließlich wird die Zukunft noch virtueller werden, sogar in dem Maße, dass die Grenze zwischen dem Realen und dem Virtuellen verschwimmen wird. Es sind zahlreiche Experimente im Gange, die es den Teilnehmern ermöglichen, sich sowohl online als auch von Angesicht zu Angesicht zu treffen.

Das hat alles mit der virtuellen Realität zu tun. Sie "treffen" die andere Person in der "Realität", ohne jemals Ihr Büro zu verlassen. Ist dies online? Ist dies von Angesicht zu Angesicht? Es ist beides und keines davon.

Science-Fiction?

Seien Sie sich nicht so sicher! Große Unternehmen und Organisationen haben alle Arten von Veranstaltungen in "Second Life" organisiert. Mehr Informationen finden Sie hier: https://www.connect.secondlife.com/ .

Die Zukunft hält also noch viele Überraschungen für Meeting-Planer bereit, aber auch jede Menge Herausforderungen. Und aus all dem ergibt sich für mich die drängende Frage: Was ist das Wichtigste am menschlichen Miteinander?  Vielleicht mehr als wir uns vorstellen können ... oder weniger? Oder etwas ganz anderes?

Fallstudie: Total

Für einen unserer Kunden aus der Petrochemie (Total) sollten wir 2019 für mehr als 70 Live-Sitzungen, die in 10 verschiedenen Ländern stattfinden sollten, die Ressourcen für Dolmetschen, AV-Technik und Projektmanagement zusammenstellen.

Aufgrund von Covid-19 war Total gezwungen, die bereits geplanten Live-Sitzungen abzusagen. Das Reiseverbot und eine Reihe von Gesundheits- und Sicherheitserwägungen machten ein persönliches Treffen unmöglich. Leider wäre eine Absage dieser Live-Sitzungen für sie katastrophal gewesen, und sie wandten sich an uns, um Rat zu suchen, wie sie ihre Kommunikation aufrechterhalten könnten.

Daraufhin richteten wir eine Reihe von 18 mehrsprachigen Online-Sitzungen ein, um die Verhandlungen in 6 Sprachen fortsetzen zu können. In dieser Konstellation verfolgte jeder Teilnehmer die Sitzung von zu Hause aus auf einem Laptop oder Tablet.

Abhängig von den Coronavirus-Einschränkungen wird Total bei Bedarf weiterhin online tagen. Ihre jährliche EBR-Versammlung fand in diesem Jahr als Hybrid-Veranstaltung statt. So konnten sie planen, die Sitzungen live abzuhalten, hatten aber einen Back-up-Plan für Teilnehmer, die nicht reisen konnten.

Wir nutzten sowohl unsere eigene technische Ausrüstung als auch bereits bei Total im Einsatz befindliche Ressourcen, um die Budgets zu optimieren. Gemeinsam mit ihrer IT-Abteilung haben wir im Vorfeld verschiedene (erfolgreiche) Tests durchgeführt, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Erfahrungsbericht

"Die von Presence angebotenen Live-, Online- und Hybrid-Meeting-Lösungen mit Simultanverdolmetschung in 6 Sprachen haben uns die Agilität gegeben, die wir im Zusammenhang mit den sich ständig ändernden Reisebeschränkungen aufgrund der Coronavirus-Krise benötigen. Die Flexibilität des reaktionsschnellen und hilfsbereiten Teams von Presence bei der schnellen Umstellung von einer Lösung auf eine andere hat zum Erfolg unserer Meetings beigetragen."

Julie Decorse, Total SE

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