Presence Privacy Promise

Presence Privacybelofte

Wie is uw gegevensbeschermingstoezichthouder?

Maak kennis met dhr. Ben De Goignies,

Om te zorgen dat uw gegevens afdoende beschermd zijn, dient de meest bekwame persoon persoonlijk aan het roer te staan om er de verantwoordelijkheid voor te nemen.

Ben De Goignies, onze CEO, is binnen Presence verantwoordelijk voor de operationele excellentie en werkt al meer dan 15 jaar voor ons.

Hij is bekend met alle processen en procedures binnen onze organisatie en zorgt er persoonlijk voor dat alle medewerkers van Presence zich daar te allen tijde aan houden.

De Presence Privacybelofte is tevens zijn persoonlijke belofte aan al onze belanghebbenden. Ben is te allen tijde beschikbaar om alle uw vragen te beantwoorden over de gegevens die u ons toevertrouwt.

U kunt hem bereiken via ben.degoignies@presencegroup.eu.

Wanneer en op welke wijze verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wanneer wij contact met u hebben, maken wij op één van onze ICT-platformen een dossier in uw naam aan. Wij leggen daarin alle informatie vast die u opgeeft ten tijde van uw bevestiging of reservering van, of registratie voor, een project, congres of evenement dat of vergadering die wij voor u uitvoeren of waarvoor wij u uitnodigen. Wij houden algemene informatie over onze belanghebbenden (contactpersonen, klanten en leveranciers) bij, zoals de naam, het adres, de facturatiegegevens en alle informatie die wij nodig hebben om u van de beste service te voorzien. Wanneer wij contact met u hebben, maken wij daar een aantekening van. Ook houden wij gegevens bij van uw deelname aan onze live en online activiteiten.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

  • Voor het verwerken van specifieke activiteiten, zoals een verzoek om inlichtingen, een verzoek om prijsopgave, aanmeldingen en registraties.
  • Voor het verlenen van diensten, waaronder het u toezenden van informatie over huidige en toekomstige zakelijke kansen bij Presence, over nieuwe producten en diensten, en over alles waarvan wij denken dat het voor u van nut kan zijn. Wij maken soms gebruik van vertrouwde partners of organisaties (zoals externe dienstverleners) om uw persoonsgegevens te verwerken wanneer zij u relevante diensten verlenen. Dit gebeurt altijd onder een strikte contractuele vertrouwelijkheidsverplichting.
  • Om onze vertrouwde partners in staat te stellen u diensten te verlenen.
  • Voor het doen van onderzoek en om ons te helpen onze diensten te plannen en te verbeteren. Wij kunnen u zowel direct of via vertrouwde organisaties en partners benaderen.
  • Voor het produceren van samengestelde statistische informatie, waaronder gegevens voor het toezien op het bieden van gelijke kansen aan onze leveranciers en partners.

Hoe bewaren wij uw gegevens?

Wij handelen volgens de gegevensbeschermingsbeginselen van goede informatieverwerking. Alle persoonsgegevens worden uitsluitend opgeslagen in beveiligde computerbestanden en papieren dossiers, en uw gegevens worden uitsluitend gebruikt door medewerkers van Presence. Zij hebben een overeenkomst met Presence getekend waarin ook een geheimhoudverklaring en concurrentiebeding is opgenomen.

Wij zullen uw gegevens uitsluitend aan onze vertrouwde partners en organisaties verschaffen op een "need-to-know-basis", wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de projecten voor u.

Wij zullen uw gegevens in ieder geval uitsluitend gebruiken om ervoor te zorgen dat de diensten die wij u verlenen van de hoogste kwaliteit zijn.

Wij houden ons aan een informatiebewaarschema en bewaren gegevens uitsluitend voor zolang als benodigd is voor juridische of bedrijfsmatige redenen.

Geven wij uw gegevens door buiten de EER?

Indien u ons verzoekt te werken aan een project buiten de Europese Economische Ruimte is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens op een "need-to-know-basis" doorgeven aan landen buiten de EER en ter beschikking stellen van vertrouwde organisaties. Deze organisaties hebben alle een partnerschapsovereenkomst met ons gesloten. Op deze wijze kunnen wij u de hoogste kwaliteit aan diensten leveren.

Hoe zit het met cookies en het internet?

Wanneer u gebruik maakt van het internet om bepaalde transacties met Presence uit te voeren zal uw computer kleine informatiepakketjes, die bekend staan als "cookies", in het geheugen opslaan. Cookies kunnen uw harde schijf niet inlezen of derden van informatie voorzien. Ze worden gebruikt om ervoor te zorgen dat we u gemakkelijk kunnen herkennen wanneer u onze websites nogmaals bezoekt en u daardoor beter van dienst kunnen zijn. Ook houden we het verkeer op onze website bij om de effectiviteit ervan te bepalen. Wij delen die informatie niet met derden.

Kijk voor meer informatie op "Gebruik van cookies" op de website van Presence.

Indien u liever geen cookies wenst te ontvangen wanneer u onze website bezoekt kunt u uw browser zo instellen dat geen cookies geaccepteerd worden.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Alle medewerkers van Presence worden op de hoogte gebracht van de te volgen beveiligingsprocedures bij het verwerken van persoonsgegevens.

Informatie wordt tegen onbevoegde toegang beschermd en we zijn er zeker van dat niemand in staat is onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens te verkrijgen.

Wij beschermen ook de informatie die wordt doorgegeven.

Mits uw webbrowser de Secure Sockets Layer (SSL) ondersteunt, wordt alle persoonsgebonden informatie die van uw browser naar de webdienst of van de webdienst naar uw browser wordt gezonden versleuteld en zodoende onleesbaar gemaakt.

E-mail is nooit een 100% veilig communicatiemiddel. Door gebruik te maken van e-mail gaat u ermee akkoord dat het verzenden van informatie via e-mail op eigen risico gebeurt.

Hoewel wij alle redelijke maatregelen nemen om ons ervan te verzekeren dat de organisaties met wie wij samenwerken solide veiligheidsmaatregelen hebben getroffen zijn wij niet verantwoordelijk voor het privacybeheer van de organisaties naar de websites waarvan onze dienst kan linken.

Hoe kunt u inzage verkrijgen in de gegevens die wij over u bezitten?

Uiteraard heeft u te allen tijde het recht een overzicht te ontvangen van alle persoonsgegevens die wij van u bezitten.

Om een dergelijk overzicht te ontvangen neemt u schriftelijk contact op met onze  gegevensbeschermingstoezichthouder, dhr. Ben De Goignies, via Presence, 24 Bohey, 9647 Doncols of per e-mail via ben.degoignies@presencegroup.eu.

Verdere informatie en advies 

Indien u verdere informatie en advies wenst inzake gegevensbescherming kunt u ook direct contact opnemen met dhr. Ben De Goignies, onze gegevensbeschermingstoezichthouder, via ben.degoignies@presencegroup.eu

Enkele definities van termen gebruikt in de Presence Privacybelofte

-Vertrouwde partners: dienstverleners die door Presence op kwaliteit en betrouwbaarheid zijn gescreend. Wij onderzoeken of zij een AVG-beleid bezitten en hebben schriftelijke overeenkomsten die vertrouwelijkheids- en concurrentiebedingen bevatten afgesloten met onze partners.

-Vertrouwde organisaties: professionele organisaties die door Presence op kwaliteit en betrouwbaarheid zijn gescreend. Wij onderzoeken of zij een AVG-beleid bezitten en hebben schriftelijke overeenkomsten die vertrouwelijkheids- en concurrentiebedingen bevatten afgesloten met deze organisaties.

Contact