Een hybride meeting is een conferentie, seminar, workshop of andere bijeenkomst die een persoonlijke "live meeting" combineert met een "virtueel" online gedeelte. Met een hybride setup combineert u het beste van live en online oplossingen.

Mensen over de hele wereld kunnen gemakkelijk verbinding maken dankzij de combinatie van "live" hardware apparatuur en een online platform.

De kenmerken van een hybride meeting

This block contains content that requires you to allow marketing cookies. Change cookie settings

  • Het is een combinatie van deelnemers, sprekers en sessies op locatie en op afstand
  • Gebruik van eigen apparatuur thuis in combinatie met "live hardware" op locatie
  • Technische ondersteuning, ondersteuning tijdens uw meetings en bij de moderatie, zowel op locatie van op afstand

 

How does a hybrid meeting work?

Hoe werkt een hybride meeting?

Kan niet iedereen uw uw meeting persoonlijk bijwonen? Wij hebben hier een oplossing voor. Sommige deelnemers kunnen bijvoorbeeld samenkomen in een meetingroom, terwijl andere deelnemers de vergadering op afstand volgen. 

Onze technicus zal op locatie aanwezig zijn Onze technicus zal ter plaatse zijn om de hardware apparatuur (zoals camera's, microfoons, headsets) te installeren en de benodigde systemen te testen. Tijdens de hybride meeting zal hij het geluid- en videosignaal naar de tolken streamen. Dit garandeert dat alle deelnemers de vertolking live ontvangen.

Simultaanvertolking kan nodig zijn tijdens uw hybride meeting, maar de tolken kunnen op afstand werken. Zij ontvangen geluid direct via onze technische oplossing en hardware-apparatuur waardoor ze de deelnemers van vertolking kunnen voorzien.

De Presence-coördinator zal uw SPOC (single point of contact) zijn. Doordat deze coördinator direct met u, de technicus en de tolken in contact staat, is hij/zij altijd op de hoogte van de status van elk project en kan hij/zij indien nodig direct wijzigingen in de aanvragen aanbrengen.  

Een online moderator maakt de communicatie mogelijk tussen deelnemers online en op afstand. Hij of zij zorgt ervoor dat uw hybride meeting soepel verloopt.

Dankzij de hybride opzet kan de notulist ook van thuis uit werken, aangezien hij/zij de vergadering kan volgen via onze streamingoplossingen.

Wat zijn de meest voorkomende valkuilen van hybride meetings?

Na de COVID-pandemie staan bedrijven voor een nieuwe uitdaging: hybride meetings en events. Maar laten we, voordat u er halsoverkop in duikt, eerst leren van de 5 meest voorkomende valkuilen waarvan bedrijven denken dat ze er niet in zullen trappen.

 

  • Technische eisen 

De koppeling met bestaande systemen/apparatuur moet worden getest om te controleren of alles naar behoren werkt. Er is een stabiele internetverbinding nodig om ervoor te zorgen dat uw externe deelnemers, sprekers, tolken en andere belanghebbenden de hybride meeting probleemloos kunnen volgen.

 

  • Technisch onderlegde deelnemers op afstand

Zorg ervoor dat iedereen goed voorbereid is; geef deelnemers een handleiding of richtlijnen voor het verbinden met en het gebruik van het platform. 

 

  • Meetingetiquette

Net als bij een livemeeting is het ook tijdens het bijwonen van een online meeting belangrijk om basisetiquette in acht te nemen. Er is een aantal dingen waar u op moet letten. Lees er hier meer over!

 

  • Wettelijke naleving

Hoe zit het met de gegevensbescherming? Worden problemen met de firewall op voorhand aangepakt? Staat uw bedrijf toe dat u de app downloadt of dat u met Chrome werkt?

 

  • Verschil in verwachtingen/ervaringen 

Vergeet niet dat mensen op locatie en op afstand verschillende verwachtingen en ervaringen hebben. Een praatje in de koffiecorner of via de laptop is niet hetzelfde. Lees er hier meer over!

 

Laat u niet afschrikken door de complexiteit. Wij zorgen ervoor dat u niet vergeet!

 

Lachende man en vrouw

Hybride meetings met tolken van Presence

Presence is al meer dan 20 jaar uw tolk- en vertaalbureau  voor het inschakelen van professionele vertalers-tolken en audiovisueel materiaal. Wij ondersteunen u met tolken in alle wereldtalen talen, ook voor online meetings en meertalige conference calls. 

Dankzij ons netwerk van native speakers verzekeren wij tolkdiensten van het hoogste niveau. Een online tolk of fysiek ter plaatse? Wij duiken graag in ons wereldwijd netwerk van AV partners en tolken. Heeft u specifieke wensen? Geen probleem! Wij zijn benieuwd naar uw plannen voor uw meertalige meeting. Samen zorgen we ervoor dat u uw gesprekspartners u in de juiste taal te woord kunt staan!

Wilt u een hybride meeting organiseren?