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Das Anfertigen von Protokollen ist eine zeitaufwändige Tätigkeit, die gutes Zuhören, Genauigkeit und schnelles Tippen erfordert. Die Presence Group arbeitet mit erfahrenen Protokollführern zusammen, die an Besprechungen teilnehmen oder mit Tonaufnahmen arbeiten können. Wir passen unsere Arbeitsmethode nahtlos an Ihre Wahl an, egal ob Sie lieber mit jemandem vor Ort oder aus der Ferne arbeiten oder sich für KI-Notizen entscheiden möchten.
Benötigen Sie Protokolle auf Englisch, Französisch oder Spanisch? Wir können Ihre Protokolle in vielen Sprachen liefern, da wir die Erstellung von Protokollen mit unseren schriftlichen Übersetzungsdiensten verknüpfen.
Wählen Sie den für Sie passenden Protokollierungsdienst
- Vollständiges Protokoll
Benötigen Sie eine vollständige, wortgetreue Aufzeichnung Ihrer Sitzung? Eine vollständiges Protokoll hält jedes gesprochene Wort fest, sodass Sie nichts verpassen. Dieser Service ist ideal, wenn Sie einen umfassenden und detaillierten Bericht über alles Besprochene benötigen, einschließlich aller Dialoge, von formellen Präsentationen bis hin zu informellen Gesprächen und sogar Füllwörter wie „ähs“ und „hms“.
- Bereinigtes Protokoll
Suchen Sie eine klare und lesbare Version Ihres Sitzungsprotokolls? Ein bereinigtes Protokoll enthält alle wesentlichen Inhalte, frei von Füllwörtern und Wiederholungen. Es enthält die Details eines vollständigen Protokolls, präsentiert es aber in einem ausgefeilteren und leichter zugänglichen Format, sodass es leichter zu lesen und zu verstehen ist.
- Überarbeiteter Bericht
Benötigen Sie eine konzentrierte Zusammenfassung Ihrer Sitzung? Der überarbeitete Bericht konzentriert sich auf die wichtigsten Punkte und lässt weniger relevante Inhalte aus. Dieses Format hebt die wesentlichen Diskussionen sowie Entscheidungen hervor und bietet einen prägnanten und dennoch umfassenden Überblick, der direkt zum Kern der Sache führt.
- Kurzprotokoll
Sie brauchen nur das Nötigste? Unser Kurzprotokoll bietet einen Überblick über die wichtigsten Ergebnisse, Entscheidungen und nächsten Schritte. Dieses Format ist ideal für die Geschäftsleitung oder Interessengruppen, die eine schnelle, strategische Zusammenfassung benötigen, ohne in die Details zu gehen.
- Zusammenfassung
Sie möchten eine systematische Zusammenfassung Ihrer Sitzung? Die Zusammenfassung fasst alle wichtigen Diskussionen, Entscheidungen und Aktionspunkte in einem prägnanten, strukturierten Format zusammen. Sie eignet sich perfekt für Teilnehmer oder diejenigen, die einen schnellen Überblick über die getroffenen Entscheidungen und die zu ergreifenden Maßnahmen benötigen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Wellenlänge sind.
Entdecken Sie unsere vielseitige technische Zusatzausstattung
Dolmetscherkabine
Die Dolmetscherkabinen von Presence sind ISO-zertifiziert, schalldicht und bieten ideale Arbeitsbedingungen für zwei Dolmetscher. Die Dolmetscher hören das Gesagte klar und direkt über ihre Headsets und übersetzen über eine Spezialkonsole mit Mikrofon. Da sich die Kabine oft im hinteren Bereich eines Raumes befindet, haben die Dolmetscher gute Sicht auf die Teilnehmer, ohne sie dabei zu stören.
Headsets und Infrarot-Empfänger
Zu Beginn von Live-Konferenzen und -Events erhält das Publikum jeweils ein Headset und einen Infrarot-Empfänger. Jeder Teilnehmer stellt den richtigen Kanal ein und erhält so die entsprechende Übersetzung über sein Headset. Auf der Suche nach einer Alternative? Dann entscheiden Sie sich für einen effizienten Ansatz. Dabei können die Teilnehmer statt Infrarot-Empfängern ihre eigenen Smartphones nutzen. Praktisch!
Tischmikrofone und Headsets
Podiumssitzungen, Rundtischgespräche, U-förmig angeordnete Meetings, ... Live-Konferenzen mit vielen Interaktionen erfordern starken technischen Support. Presence stattet jeden Teilnehmer mit einem Tischmikrofon mit Headset und dynamischen Übersetzungstools aus, mit deren Hilfe Gespräche und Diskussionen reibungslos verlaufen.
Tourführer-Sets
Das Tourführer-Set (auch Flüsterset oder Flüsterkoffer genannt) eignet sich ideal für kompakte Gruppen mit einer begrenzten Anzahl Sprachen. Dieser tragbare Koffer enthält eine auf die Anzahl der Zuhörer abgestimmte Zahl Empfänger, Headsets und Mikrofone. Der Dolmetscher flüstert in das Mikrofon, und die Teilnehmer verfolgen die Übersetzung anhand eines Kopfhörers über Radiofrequenzen. Einfach und kostengünstig!
Periphergeräte
Neben Kabinen und Headsets kümmert Presence sich auch um die kompletten Rahmenbedingungen Ihrer mehrsprachigen Live-Konferenz. Audioanlagen, Mikrofone, Bildschirme, Laptops, Tablets, ... Wir haben alles im Haus, um eine komplette Anlage zu erstellen. Weniger Papier, mehr auf dem Bildschirm? Unser technischer Support wird in immer größerem Maße auf digitalem Wege durchgeführt, was günstige Auswirkungen auf Ihren ökologischen Fußabdruck hat.
Der Techniker
Ihre Live-Konferenz in erfahrenen Händen, von der ersten Probe bis hin zum endgültigen Abbau? Presence stellt einen Techniker, der die Installation rechtzeitig aufbaut, genau testet und wo erforderlich, justiert. Auch während der Konferenz ist unser Experte permanent zur Stelle, sodass Ihr Event reibungslos und einwandfrei verläuft.
Die Eigenschaften eines Hybrid-Meetings
- Es handelt sich um eine Kombination aus zugeschalteten und „Live“-Teilnehmern, Referenten und Sitzungen
- Nutzung eigener Geräte mit „Live-Hardware“ vor Ort
- Technische Unterstützung, Sitzungsunterstützung und Moderation, sowohl vor Ort als auch in zugeschalteter Form
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Wie funktioniert ein Hybrid-Meeting?
Es kann nicht jeder persönlich an Ihrem Meeting teilnehmen? Wir haben eine Lösung dafür. Einige Ihrer Teilnehmer können sich zum Beispiel in einem Konferenzraum versammeln, während andere Teilnehmer das Meeting per Fernzugriff verfolgen.
Unser Techniker wird vor Ort sein, um die Hardware-Ausrüstung (wie Kameras, Mikrofone, Headsets) einzurichten und die notwendigen Systeme zu testen. Während des Hybrid-Meetings, überträgt er die Ton- und Video-Feeds in Echtzeit an die Dolmetscher. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Teilnehmer die Verdolmetschung live und in Echtzeit erhalten.
Während Ihres Hybrid-Meetings kann Simultandolmetschen erforderlich sein, wobei die Dolmetscher aus der Ferne arbeiten können. Sie erhalten den Ton in Echtzeit über unsere technische Lösung und Hardware-Ausstattung und können die Teilnehmer mit Dolmetschern versorgen.
Der Presence-Koordinator wird ihr Ansprechpartner für alles (SPOC). Da dieser Koordinator in direktem Kontakt mit Ihnen, dem Techniker und den Dolmetschern steht, ist er stets über den Status jedes Projekts informiert und kann bei Bedarf sofort Änderungen an den Anfragen vornehmen.
Ein Online-Moderator erleichtert die Kommunikation zwischen Online- und zugeschalteten Teilnehmern. Er oder sie sorgt dafür, dass Ihr Hybrid-Meeting reibungslos abläuft.
Dank des hybriden Aufbaus hat der Protokollführer die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, da er/sie die Sitzung über unsere Streaming-Lösungen verfolgen kann.
Steht bei Ihnen ein Hybrid-Meeting an?
Was sind die häufigsten Probleme bei Hybrid-Meetings?
Nach der COVID-Pandemie stehen Unternehmen vor einer neuen Herausforderung: Hybrid-Meetings und -Veranstaltungen. Aber bevor Sie sich Hals über Kopf hineinstürzen, lassen Sie uns von den 5 häufigsten Problemen lernen, mit denen Unternehmen nicht immer rechnen.
- Technische Anforderungen
Die Verbindung mit bestehenden Systemen/Ausrüstungen muss getestet werden, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Eine stabile, zweckgebundene Internetverbindung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Ihre zugeschalteten Teilnehmer, Referenten, Dolmetscher und anderen Beteiligten das Hybrid-Meeting reibungslos verfolgen können.
- Technisch versierte, zugeschaltete Teilnehmer
Stellen Sie sicher, dass alle gut vorbereitet sind. Stellen Sie ihnen ein Handbuch oder Anleitungen zur Verfügung, wie sie sich einwählen und die Plattform nutzen können.
- Meeting-Etikette
Wenn Sie an einem Online-Meeting teilnehmen, ist es wichtig, einige grundlegende Umgangsformen zu beachten, genau wie bei einem Live-Meeting. Es gibt einige Dinge, auf die man achten muss.
- Rechtliche Anforderungen erfüllen
Wie steht es um den Datenschutz? Werden Firewall-Probleme im Vorfeld behandelt? Erlaubt Ihnen Ihr Unternehmen, die Anwendung herunterzuladen oder mit Chrome zu arbeiten?
- Unterschiedliche Erwartungen/Erfahrungen
Vergessen Sie nicht, dass die Menschen vor Ort und online unterschiedliche Erwartungen und Erfahrungen haben. Small-Talk in der Kaffee-Ecke oder am Laptop ist nicht gleichzusetzen.
Lassen Sie sich nicht von der Komplexität abschrecken. Wir stellen sicher, dass Sie nichts vergessen!
Die Konfiguration eines virtuellen Meetings
Eine virtuelle Plattform, einen Computer oder ein Smartphone und Internet. Das ist alles, was Sie brauchen, um eine virtuelle Meeting durchzuführen!
Eine virtuelle Veranstaltung läuft mit Hilfe einer Browseranwendung oder einer App, die Sie auf Ihren Computer oder Ihr Smartphone herunterladen können. Über diese Online-Veranstaltungssoftware können die Teilnehmer miteinander interagieren und das Meeting von zu Hause aus verfolgen.
Bei Ihrer virtuellen Veranstaltung kann Simultandolmetschen erforderlich sein, und in diesem Fall müssen die Dolmetscher nicht vor Ort sein, sondern können aus der Ferne arbeiten. Mit Hilfe unserer technischen Lösung erhalten sie den Ton in Echtzeit und können die Teilnehmer mit Dolmetschleistungen versorgen.
Genau wie die Dolmetscher kann auch ein Online-Techniker während Ihrer virtuellen Veranstaltung eingesetzt werden. Er oder sie wird vor und während der Veranstaltung anwesend sein, um die erforderlichen Systeme einzurichten, anzuschließen und zu testen. Auch während der Online-Veranstaltung wird der Techniker alles überwachen, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft.
Ein Online-Moderator erleichtert die Kommunikation zwischen den Online-Teilnehmern. Er oder sie sorgt dafür, dass Ihre virtuelle Veranstaltung reibungslos abläuft.
Während der Online-Veranstaltungen können auch Niederschriften gemacht werden. Wir können dafür sorgen, dass der Protokollführer die Möglichkeit hat, von zu Hause aus zu arbeiten, da er/sie die Veranstaltung über unsere Streaming-Lösungen verfolgen kann.
Steht bei Ihnen eine Online-Veranstaltung an?
Was erwarten Sie während Ihres Online-Meetings?
Heutzutage ist bei virtuellen oder Online-Meetings vieles möglich. Stellen Sie sicher, dass Sie die perfekte Plattform für interaktive Veranstaltungen wählen (wie ZOOM, InEvent, VoiceBoxer, KUDO, Teams, ...).
Suchen Sie nach einer Übersicht über die verschiedenen Funktionen, die unsere Plattformen für Ihre virtuelle Veranstaltung bieten? Entscheiden Sie mit Hilfe unserer praktischen Checkliste, welche Funktionen Ihr Meeting oder Ihre Veranstaltung umfassen sollte! Je nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen beraten wir Sie gerne, welche virtuelle Plattform am besten geeignet ist!
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Presence Group, Ihr Experte für die Protokollführung
Presence Group ist nun bereits seit über 20 Jahren Ihr Ansprechpartner, wenn Sie professionelle Protokollführer einschalten wollen. Wir unterstützen Sie mit Fachleuten in allen europäischen Sprachen, an einem Ort Ihrer Wahl. Dank unseres Netzwerks von Muttersprachlern können wir Ihnen Protokollführer höchster Qualität garantieren. Vor-Ort-, virtuelle oder KI-gestützte Notationsdienste? Lassen Sie uns Ihre Anfrage zukommen. Wir ermitteln gern, wie wir Ihnen mit einem Protokollführer in der richtigen Sprache weiterhelfen können!
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