Notuleren

Notuleren is een tijdrovende activiteit. Nog uren na een event, vergadering of EOR-meeting beluistert de notulist de opgenomen audiofragmenten en controleert hij of zij de notulen. Een notulist moet niet alleen goed kunnen luisteren, maar ook nog eens razendsnel en correct kunnen typen.

Presence werkt met getrainde notulisten die jarenlange ervaring hebben. De notulist kan tijdens een meeting aanwezig zijn, maar hij of zij kan ook notulen opmaken aan de hand van opgenomen audiofragmenten. Notulist in het Engels, Frans of Spaans? Wij kunnen uw notulen aanleveren in tal van talen. Het notuleren is namelijk gekoppeld aan onze vertaaldienst.

Notuleren, on-site of remote

Luisteren, noteren, ordenen en samenvatten: uw vergadering voorzien van een notulist zorgt voor heel wat overzicht als uw gesprekspartners straks de meeting room verlaten. Afhankelijk van uw wensen, werken onze notulisten on-site of remote.

Correcte notulen zijn onmisbaar voor een goede opvolging van uw event of gesprek. Notulen laten maken tijdens een vergadering? De notulisten van Presence spitsen de oren, scherpen de pen en volgen uw vergadering nauwkeurig op. Wij stemmen onze werkwijze naadloos af op uw voorkeur en werken zowel met notulisten ter plaatse als vanop afstand. Notuleren on-site of remote: aan u de keuze!

Notulist inhuren? Dit zijn de mogelijkheden:

1) Volledige transcriptie

Een identieke kopie van uw meeting, gesprek of interview? Een volledige transcriptie of full transcript omschrijft letterlijk wat er gezegd is, dus ook de ‘uhms’ en de ‘ehs’. De notulisten van Presence zorgen voor een correct en extensief transcript.

Een full transcript is een goede oplossing als u letterlijk elk detail van het gesprek wil vastleggen. Stopwoorden, herhalingen, spreektaal of afgebroken zinnen, … Elk woord wordt nauwkeurig genoteerd, ongeacht de samenhang of opbouw van de redevoering. Onze notulisten luisteren aandachtig, werken snel en efficiënt en schrijven uw gesprek letter voor letter uit.

2) Uitgebreide samenvatting

Uw gesprek of vergadering helder recapituleren? Een grondige samenvatting of een executive summary vat een gesprek of meeting handig samen in een uitgebreid document.

Terugblikken op een gesprek met een uitvoerig document? De ervaren notulisten van Presence houden focus, nemen nota en herleiden het gesprek naar een vlotte en makkelijk leesbare tekst. Zo beschikt u meteen over alle nuttige informatie van wat er tijdens een meeting, bijeenkomst of vergadering is besproken. Ideaal wanneer u het document meteen na het event wilt versturen.

3) Beknopte samenvatting

Uw event, gesprek of vergadering handig samenvatten in een overzichtelijke nota? Schakel een notulist van Presence in en krijg in een oogopslag een overzichtelijk document met de kern van de zaak.

Dankzij ons netwerk van native speakers verzekeren wij notulisten en vertalers van het hoogste niveau. Fysiek of ter plaatse? Wij duiken graag in ons netwerk. Heeft u een notulist nodig voor een specifieke taal? Bezorg ons uw aanvraag. We bekijken graag hoe we uw notulen in de juiste taal kunnen verzorgen!

De kenmerken van een hybride meeting

  • Het is een combinatie van deelnemers, sprekers en sessies op locatie en op afstand
  • Gebruik van eigen apparatuur thuis in combinatie met "live hardware" op locatie
  • Technische ondersteuning, ondersteuning tijdens uw meetings en bij de moderatie, zowel op locatie van op afstand

Hoe werkt een hybride meeting?

Kan niet iedereen uw uw meeting persoonlijk bijwonen? Wij hebben hier een oplossing voor. Sommige deelnemers kunnen bijvoorbeeld samenkomen in een meetingroom, terwijl andere deelnemers de vergadering op afstand volgen.

Onze technicus zal op locatie aanwezig zijn Onze technicus zal ter plaatse zijn om de hardware apparatuur (zoals camera's, microfoons, headsets) te installeren en de benodigde systemen te testen. Tijdens de hybride meeting zal hij het geluid- en videosignaal naar de tolken streamen. Dit garandeert dat alle deelnemers de vertolking live ontvangen.

Simultaanvertolking kan nodig zijn tijdens uw hybride meeting, maar de tolken kunnen op afstand werken. Zij ontvangen geluid direct via onze technische oplossing en hardware-apparatuur waardoor ze de deelnemers van vertolking kunnen voorzien.

De Presence-coördinator zal uw SPOC (single point of contact) zijn. Doordat deze coördinator direct met u, de technicus en de tolken in contact staat, is hij/zij altijd op de hoogte van de status van elk project en kan hij/zij indien nodig direct wijzigingen in de aanvragen aanbrengen.  

Een online moderator maakt de communicatie mogelijk tussen deelnemers online en op afstand. Hij of zij zorgt ervoor dat uw hybride meeting soepel verloopt.

Dankzij de hybride opzet kan de notulist ook van thuis uit werken, aangezien hij/zij de vergadering kan volgen via onze streamingoplossingen.

Heb je binnenkort een hybride meeting?
Neem contact op!

Wat zijn de meest voorkomende valkuilen van hybride meetings?

Na de COVID-pandemie staan bedrijven voor een nieuwe uitdaging: hybride meetings en events. Maar laten we, voordat u er halsoverkop in duikt, eerst leren van de 5 meest voorkomende valkuilen waarvan bedrijven denken dat ze er niet in zullen trappen.

  • Technische eisen

De koppeling met bestaande systemen/apparatuur moet worden getest om te controleren of alles naar behoren werkt. Er is een stabiele internetverbinding nodig om ervoor te zorgen dat uw externe deelnemers, sprekers, tolken en andere belanghebbenden de hybride meeting probleemloos kunnen volgen.

  • Technisch onderlegde deelnemers op afstand

Zorg ervoor dat iedereen goed voorbereid is; geef deelnemers een handleiding of richtlijnen voor het verbinden met en het gebruik van het platform.

  • Meetingetiquette

Net als bij een livemeeting is het ook tijdens het bijwonen van een online meeting belangrijk om basisetiquette in acht te nemen. Er is een aantal dingen waar u op moet letten.

  • Wettelijke naleving

Hoe zit het met de gegevensbescherming? Worden problemen met de firewall op voorhand aangepakt? Staat uw bedrijf toe dat u de app downloadt of dat u met Chrome werkt?

  • Verschil in verwachtingen/ervaringen

Vergeet niet dat mensen op locatie en op afstand verschillende verwachtingen en ervaringen hebben. Een praatje in de koffiecorner of via de laptop is niet hetzelfde.

Laat u niet afschrikken door de complexiteit. Wij zorgen ervoor dat u niet vergeet!

Hoe werkt een online meeting?

Een online platform, computer of smartphone en internet. Dat is alles wat u nodig heeft om een virtuele meeting te organiseren!

Een virtuele meeting vindt plaats via een browsertoepassing of app die u kunt downloaden op uw computer of smartphone. Met deze online vergadersoftware kunnen deelnemers met elkaar communiceren en de meeting thuis volgen.

Mogelijk heeft u tijdens uw online meeting een simultane vertaling nodig, maar in dit geval hoeven onze tolken niet op locatie te zijn, ze kunnen op afstand werken. Via onze technische oplossing ontvangen ze geluid rechtstreeks en kunnen ze de deelnemers zo van een vertaling voorzien.

Behalve tolken kan er ook een online technicus geleverd worden tijdens uw virtuele meeting. Deze zal vóór en tijdens de meeting aanwezig zijn om de nodige systemen op te zetten, aan te sluiten en te testen. Ook tijdens de meeting zal de technicus alles in de gaten houden om ervoor te zorgen dat uw meeting soepel verloopt.

Een online moderator maakt de communicatie tussen deelnemers online mogelijk. Hij of zij zorgt ervoor dat uw virtuele meeting soepel verloopt.

Ook notuleren tijdens online meetings is mogelijk. Wij kunnen ervoor zorgen dat de notulist thuis kan werken door de meeting via onze streamingoplossingen te volgen.

Heeft u binnenkort een online meeting op de planning staan?

Wij helpen u graag!

Kies het juiste platform voor uw online meeting

Er is tegenwoordig veel mogelijk tijdens uw virtuele of online vergadering. Zorg ervoor dat u het perfecte interactieve vergaderplatform kiest (bijvoorbeeld ZOOM, InEvent, VoiceBoxer, KUDO, Teams, enz.).

Bent u op zoek naar een overzicht van de verschillende functies die onze platforms bieden voor uw virtuele meeting? Gebruik onze handige checklist om te bepalen welke functies u nodig heeft voor uw meeting of event! Afhankelijk van uw wensen en behoeften laten we u weten welk virtuele platform het meest geschikt is.

Vul onze online checklist in!
Notuleren

Presence, uw expert in notuleren

Presence is al meer dan 20 jaar uw tolk- en vertaalbureau voor het inschakelen van professionele vertalers en notulisten. Wij ondersteunen u met professionals in alle Europese talen, op een locatie naar keuze.

Dankzij ons netwerk van native speakers verzekeren wij notulisten en vertalers van het hoogste niveau. Fysiek of ter plaatse? Wij duiken graag in ons netwerk in heel Europa. Heeft u een notulist nodig? Bezorg ons uw aanvraag. We bekijken graag hoe we u in de juiste taal te woord kunnen staan!

Prijs aanvragen voor on-site of remote notulist?

Contacteer ons