La présente Déclaration de confidentialité régit le traitement des données à caractère personnel par la société Presence Group SA, dont le siège social est situé Boulevard Marcel Cahen 27B, L-1311 Luxembourg, inscrite au RCS sous le numéro B150064, courriel : contact@presencegroup.eu, URL : https://www.presencegroup.eu, ci-après dénommée « Presence Group ».
Sauf indication contraire, Presence Group est responsable du traitement des données à caractère personnel qu’elle collecte et auxquelles s’applique la présente Déclaration de confidentialité.
La présente Déclaration de confidentialité a été rédigée conformément au Règlement général sur la protection des données du 24 mai 2016 relatif à la protection de la vie privée dans le cadre des traitements de données à caractère personnel, ainsi qu’à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Elle décrit les données à caractère personnel que Presence Group collecte et la façon dont elles sont utilisées. Nous vous invitons à lire attentivement la présente Déclaration de confidentialité, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées.
Presence Group met tout en œuvre (1) pour respecter votre vie privée ainsi que vos droits relatifs au contrôle de vos données à caractère personnel et (2) pour vous informer sur la manière dont vos données sont traitées.
En tant que responsable du traitement, Presence Group traite les données que vous fournissez volontairement lorsque vous contactez Presence Group par la fonction de discussion ou les formulaires de contact sur le site internet, dans le cadre d’une collaboration ou pour transmettre des informations nécessaires à l’exécution des services de Presence Group.
Plus particulièrement, Presence Group peut traiter, entre autres, les données à caractère personnel suivantes : nom, date de naissance, adresse électronique, numéro de téléphone, détails du compte et activité professionnelle.
Presence Group traite également des données à caractère personnel sensibles dans le cadre de la gestion client, notamment l’appartenance à un syndicat.
En outre, Presence Group collecte automatiquement des données liées à l’utilisation, l’accès ou l’interaction avec son site internet par le biais de cookies et de technologies similaires (comme Google Analytics). Ces données, telles que les adresses IP et les données de navigation, sont utilisées notamment pour surveiller le bon fonctionnement du site ou pour détecter d’éventuelles fraudes et/ou failles de sécurité.
Enfin, Presence Group peut recevoir des données vous concernant de la part d’autres sources, y compris de tiers, tels que des partenaires avec lesquels elle collabore pour fournir des services et activités ou pour mener des activités de marketing. Presence Group peut également recevoir des données vous concernant de la part des réseaux sociaux (comme Meta [Facebook, Instagram et Threads], Microsoft [LinkedIn], X [anciennement Twitter], YouTube et Xing), par exemple lorsque vous interagissez avec Presence Group sur ces plates-formes. Presence Group protège les données qu’elle reçoit par l’intermédiaire de ces tiers de la même manière que celle décrite dans la présente Déclaration de confidentialité.
Presence Group accorde une grande importance au traitement de vos données à caractère personnel et s’efforce de prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour les protéger et prévenir le vol, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, ainsi que la divulgation, la modification ou la suppression de vos données. Presence Group effectue des contrôles réguliers de ses systèmes pour identifier les attaques et les risques de sécurité éventuels. Toutefois, Presence Group ne peut garantir la sécurité des données collectées. En cas d’infraction, Presence Group s’engage à résoudre le problème au plus vite et au mieux, et à informer les parties concernées. Toutefois, Presence Group ne peut être tenue responsable des dommages directs, indirects ou subséquents, ainsi que des pertes financières causées par l’utilisation incorrecte ou illégale des données à caractère personnel par un tiers.
Les données à caractère personnel collectées sont stockées et traitées en Europe, soit au siège de Presence Group, soit par des prestataires de services externes également situés en Europe.
Certaines données sont stockées et traitées par des prestataires de services externes situés en dehors de l’Union européenne. Si les données sont conservées par des prestataires de services externes dont les serveurs se trouvent en dehors de l’Union européenne, Presence Group part de l’hypothèse que le niveau de protection appliqué au traitement de ces données est équivalent à celui exigé dans l’Union européenne. Ainsi, lorsque vos données à caractère personnel sont transférées vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE), des garanties appropriées, conformément à l’article 46 du RGPD, telles que des clauses contractuelles types assorties de garanties supplémentaires (comme le chiffrement ou la pseudonymisation des données à caractère personnel, avec la clé de chiffrement conservée dans l’UE), ou des décisions d’adéquation, conformément à l’article 45 du RGPD, peuvent être mises en place, le cas échéant.
Pour de plus amples informations à ce sujet, Presence Group vous invite à consulter les déclarations de confidentialité des prestataires de services externes concernés.
Afin de traiter vos données à caractère personnel, Presence Group permet l’accès à ses collaborateurs, préposés, fournisseurs, sous-traitants et partenaires uniquement lorsque c’est nécessaire pour atteindre les objectifs du traitement. Toutefois, Presence Group garantit que ces parties respectent un niveau de protection équivalent en leur imposant des obligations contractuelles similaires à celles décrites dans la présente Déclaration de confidentialité.
Les données à caractère personnel que vous fournissez ne sont pas partagées avec des tiers, sauf dans le cadre de l’exécution du contrat, des services fournis par Presence Group et/ou des services relatifs à des prestataires externes. Cela inclut notamment les outils pratiques qui fournissent des services pour ou en collaboration avec Presence Group, tels que le traitement des données de facturation ou de paiement, la gestion et l’hébergement du site internet, la communication par courrier électronique et l’administration générale.
Presence Group ne partage vos données à caractère personnel que lorsque c’est strictement nécessaire, par exemple pour fournir les services que vous avez autorisés, et uniquement avec des parties agissant en son nom, conformément aux finalités décrites dans la présente Déclaration de confidentialité. Dans ce cas, vos données à caractère personnel sont partagées avec ces parties, mais exclusivement dans le cadre de l’exécution de services pour le compte de Presence Group.
Enfin, Presence Group peut fournir vos données à caractère personnel aux autorités chargées de l’application de la loi, aux organismes d’enquête, à ses filiales, ou dans le cadre de procédures judiciaires, y compris la réorganisation (judiciaire), la faillite ou le transfert d’activités, mais uniquement si la loi l’exige ou si c’est strictement nécessaire à l’exécution des services ou à la protection des droits de Presence Group, de ses filiales ou de ses clients. Si nécessaire et dans la mesure du possible, Presence Group essaie toujours de vous informer à l’avance du transfert éventuel de vos données.
Lorsque vous utilisez le site internet de Presence Group, des cookies peuvent être placés sur le disque dur de votre appareil.
En tant qu’utilisateur du site, il vous est demandé de consentir au chargement de certains cookies par le biais d’une fenêtre contextuelle qui apparaît lorsque vous visitez le site. Cette fenêtre renvoie à la Politique en matière de cookies pour de plus amples informations. Le refus de ces cookies n’empêche pas la navigation, mais dans ce cas, seuls des cookies fonctionnels pourront être placés.
Le site internet de Presence Group utilise également des plug-ins marketing ou publicitaires, tels que ceux de Meta (Facebook, Instagram et Threads), Microsoft (LinkedIn), X (anciennement Twitter), YouTube, Xing et Google Analytics. Ces plug-ins permettent de collecter vos données à caractère personnel et de les transmettre à ces tiers. Conformément à la loi et à l’article 26 du Règlement général sur la protection des données du 24 mai 2016 relatif à la protection de la vie privée dans le cadre des traitements de données à caractère personnel, Presence Group est considérée comme le responsable du traitement, au même titre que ces tiers. Pour connaître les droits et obligations de chaque responsable du traitement, Presence Group vous invite à consulter les déclarations de confidentialité respectives de ces plates-formes.
Pour de plus amples informations sur les cookies utilisés, Presence Group vous invite à consulter sa Politique en matière de cookies, disponible à l’adresse suivante : https://www.presencegroup.eu/fr/cookies.
a)Gestion des clients, du personnel, des sous-traitants et des fournisseurs
Les données à caractère personnel collectées par Presence Group en tant que responsable du traitement sont utilisées dans le cadre de ses services pour gérer et traiter vos demandes d’information ou dans le cadre d’une coopération (exécution des services, facturation, paiement, etc.).
Dans ce contexte, les données à caractère personnel sont traitées pour assurer la gestion des clients, du personnel, des sous-traitants et des fournisseurs.
b) Événements organisés pour les clients, prospects et fournisseurs
Les données à caractère personnel sont traitées dans le but d’organiser des événements à destination des clients, prospects et fournisseurs, et pour vous informer des détails de l’événement, notamment la date, l’heure, le lieu et le programme.
c) Marketing direct : lettres d’information et réseaux sociaux
Les données à caractère personnel sont traitées afin de vous envoyer des informations concernant, entre autres, Presence Group et ses (nouveaux) services. Presence Group peut également utiliser ces données pour vous informer et vous contacter à des fins de marketing et de publicité. En fonction du type de communication, Presence Group peut vous contacter par courriel, par téléphone, par courrier, au moyen d’une lettre d’information et/ou par l’intermédiaire des réseaux sociaux.
d) Cookies et widgets du site internet
Vos données à caractère personnel sont également utilisées pour vous garantir un accès au site internet et assurer son bon fonctionnement, ainsi que pour vous informer des mises à jour, nouvelles fonctionnalités, etc.
Par ailleurs, vos données sont traitées dans le cadre de l’utilisation de widgets sur le site internet, notamment sous forme de plug-ins marketing ou publicitaires, tels que ceux de Meta (Facebook, Instagram et Threads), Microsoft (LinkedIn), YouTube, Xing et X (anciennement Twitter).
e) Formulaire de contact et boîte de discussion du site internet
Presence Group peut également traiter les données que vous fournissez au moyen du formulaire de contact et de la boîte de discussion du site internet, sous réserve de votre consentement préalable.
f) Sécurité, règlement des litiges et respect de la législation
Enfin, Presence Group s’efforce d’offrir la sécurité et la sûreté nécessaires. Les données peuvent également être utilisées dans le cadre du règlement d’un litige, de la détection des fraudes, à d’autres fins légales, et pour se conformer à la législation en vigueur.
Les données à caractère personnel collectées sont traitées sur la base des articles 6.1.a et 9.2.a (consentement), de l’article 6.1.b (nécessaire à l’exécution d’un contrat), de l’article 6.1.c (nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis) et de l’article 6.1.f (intérêt légitime) du Règlement général sur la protection des données.
Compte tenu des finalités de traitement définies ci-dessus, le traitement des données à caractère personnel est effectué pour les besoins suivants :
Si vos données sont traitées sur la base de votre consentement, la présente Déclaration de confidentialité ainsi que le système d’opt-in utilisé garantissent que votre consentement est donné de manière libre, explicite, non ambiguë, active et en toute connaissance de cause.
Les données à caractère personnel traitées par Presence Group en tant que responsable du traitement sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, notamment pour répondre aux exigences légales et comptables.
Les données traitées à des fins de marketing direct dans le cadre des événements organisés pour les clients et les fournisseurs ou obtenues par le biais du site internet seront conservées par Presence Group pendant une période maximale de deux (2) ans. En ce qui concerne le traitement des données relatives à la gestion des clients et du personnel, les données seront conservées pendant une durée maximale de dix (10) ans. Enfin, les données liées à la gestion des sous-traitants et des fournisseurs seront conservées pendant une période maximale de sept (7) ans.
Passé ce délai, Presence Group supprimera les données de manière irrévocable.
En tant que personne concernée, vous avez le droit de consulter à tout moment les données à caractère personnel traitées par Presence Group en sa qualité de responsable du traitement et de les corriger (ou de demander à ce qu’elles soient corrigées) si elles sont incorrectes ou incomplètes. Vous pouvez également demander leur transfert, à limiter leur traitement, ou leur suppression (dans certaines circonstances). En outre, vous avez le droit de vous opposer gratuitement au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
Presence Group n’utilise pas de données traitées exclusivement de manière automatisée (comme le profilage).
Étant donné que le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur les articles 6.1.a et 9.2.a (consentement) du RGPD, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, veuillez noter que si vous retirez votre consentement pour le traitement de certaines données à caractère personnel, vous ne recevrez plus d’informations pertinentes, et Presence Group pourrait ne plus être en mesure de fournir certains services.
Vous pouvez également retirer votre consentement pour le marketing et les messages promotionnels électroniques en cliquant sur le lien présent au bas de chaque message électronique.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en informant Presence Group par courriel à l’adresse contact@presencegroup.eu. Vous pouvez également utiliser cette adresse électronique pour toute autre question ou plainte.
Si nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre demande, vous avez la possibilité de déposer une plainte officielle auprès de l’Autorité de protection des données : 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, tél. : (+352) 26 10 60 -1, fax : (+352) 26 10 60 – 6099, URL : https://cnpd.public.lu/fr/commission-nationale.html.
Presence Group peut, le cas échéant, modifier ou mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité afin de refléter les changements apportés au site internet ou à son mode de fonctionnement. En cas de modifications importantes concernant l’utilisation ou le traitement de vos données à caractère personnel par Presence Group, Presence Group vous en informera en publiant un avis avant l’entrée en vigueur des changements ou en vous envoyant directement un message. Presence Group vous encourage à consulter régulièrement la présente Déclaration de confidentialité pour obtenir de plus amples informations sur la manière dont vos données sont utilisées et protégées.
Pour toute information complémentaire ou pour toute question ou remarque concernant la présente Déclaration de confidentialité de Presence Group, veuillez nous contacter par courrier électronique à l’adresse contact@presencegroup.eu ou par le biais de notre site internet https://www.presencegroup.eu.
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