Faits et chiffres

2020 a été une année extrêmement difficile, mais qui a néanmoins suscité de nombreuses possibilités. Chaque entreprise, chaque organisation ou fédération - en fait, chacun d'entre nous - a dû s'adapter en un temps record à l'évolution de la situation. Pour de nombreuses entreprises, cela a signifié qu'elles ont dû passer de réunions en présentiel à des réunions à distance. Mais qu’est-ce qui se profile à l’horizon pour 2021 ?

Aujourd'hui, de plus en plus de personnes dans le monde se font vacciner contre la COVID-19, et nous pouvons enfin commencer à envisager de permettre la tenue de réunions et événements en présentiel. Cependant, comme le travail à domicile est devenu la nouvelle norme, les réunions et événements en ligne se sont développés de plus en plus dans le cadre de notre vie professionnelle. Là où auparavant le streaming en ligne et le streaming en direct étaient moins prioritaires, ils sont nécessairement devenus la norme au cours de la dernière année.

• Réunions et événements en 2019 par rapport à 2020

Ceci a également été confirmé par nos chiffres internes. En 2020, nous avons organisé et coordonné pas moins de 690 réunions en ligne. Il s'agit d'une augmentation massive par rapport à 2019. Il n'est pas surprenant que le nombre de réunions en présentiel ait diminué en raison de la pandémie.

• Réunions et événements du 1^er trimestre 2019 - 2020 - 2021

Lorsque nous comparons les chiffres trimestriels des trois dernières années, il est clair qu'en 2019, nous avons principalement organisé et coordonné des réunions en présentiel. Au cours de cette période, seulement 6,6 % de toutes les réunions ont eu lieu en ligne.

Cette tendance était encore apparente en 2020 (T1), bien que les premiers effets de la COVID-19 se fassent déjà ressentir : le nombre de réunions en présentiel a légèrement augmenté et le nombre de réunions en ligne a commencé à augmenter.

Lorsque nous examinons 2021, nous pouvons constater qu'il y a eu un passage évident des réunions en présentiel aux réunions en ligne. Alors qu'en 2019, nous avons principalement tenu des réunions en présentiel, la plupart des réunions en 2021 ont eu lieu en ligne.

En dehors de ce changement, nous pouvons constater que davantage de réunions ont eu lieu en général. Les réunions étaient plus petites et plus brèves, mais il est clair qu'il y avait plus de communication entre les intervenants. Comme la situation était si incertaine l'an dernier, les entreprises ont eu tendance à reporter ou à annuler leurs réunions. Nos clients sont pleinement conscients que cela ne représente pas une solution. Les entreprises doivent continuer à communiquer, et encore davantage en cas de crise.

• Que s'est-il passé avec les réunions CEE ?

Lorsque nous considérons spécifiquement nos clients CEE, nous pouvons constater que 95,45 % de nos clients ont tenu leurs événements CEE 2020 en ligne. Cela nous a démontré une fois de plus que les alternatives en ligne offraient de nouvelles possibilités, y compris pour les CEE.

• Que s'est-il passé avec l'interprétation dans les réunions ?

Nous avons assuré l'interprétation de la majorité de nos réunions en 2021.

Des services d'interprétation d'une à trois langues ont été nécessaires pour au moins 57 % de nos réunions. La seconde catégorie la plus importante a été celle des réunions en quatre à cinq langues. 14 % des réunions ont nécessité des interprètes dans plus de six langues. Il y a également eu quelques réunions sans interprétation au programme (6 %).

• Comment voyons-nous l'avenir ?

Tout le monde comprend que les réunions en ligne offrent une alternative pour nous permettre de rester en communication et en contact les uns avec les autres. Mais étant donné que nous le faisons depuis plus d'un an maintenant, nous commençons à voir un certain degré de « fatigue de Zoom » s'installer. Depuis le déclenchement de la pandémie de COVID-19, plus de 300 millions de personnes se sont mis à utiliser Zoom, Teams, VoiceBoxer, Kudo et d'autres plateformes virtuelles. De plus, nous passons 30 % de temps en plus dans des réunions en ligne, ce qui a sans aucun doute un impact sur notre santé mentale.

Par conséquent, nous ne pouvons pas sous-estimer l'importance de la communication en face à face. Pour cette raison, nous pensons qu'un nouveau changement est en cours, cette fois-ci des réunions en ligne vers les réunions hybrides (une combinaison de réunions en ligne et en présentiel). Selon les restrictions COVID-19 dans leur pays, certains employés seront en mesure de voyager et d'autres pourront suivre la réunion ou l'événement depuis leur domicile.

• Comment nos clients voient-ils l'avenir ?

A la fin de l'année dernière, nous avons réalisé une enquête auprès de nos clients pour leur demander comment ils voyaient l'avenir de leurs propres réunions et événements. Les réponses ont montré que la majorité de nos clients (69,9 %) incluront désormais des réunions en ligne dans la composition de leur nouvelle stratégie de communication.

Environ 61 % ont même indiqué qu'ils basculeraient vers des réunions hybrides après la pandémie. Seulement 17,7 % ont déclaré qu'ils se concentreraient exclusivement sur les réunions en ligne.

Si nous revenons à nos clients CEE, nous pouvons voir que la majorité (65 %) disent qu'ils veulent tenir leur CEE en ligne ou sous une forme hybride. 35 % préféreraient les solutions alternatives en ligne pour les réunions plus petites, telles que les réunions de comité restreint.

L'avenir du secteur des réunions et événements

Par Peter Van Den Steene (PDG de Presence et Paradigma)

Tout le monde s'attend à ce que les réunions et événements en présentiel reprennent dès la fin de la crise COVID. Il ne fait aucun doute que de nombreuses organisations voudront tirer le meilleur parti des deux mondes et organiser ce que l'on appelle des réunions ou des événements hybrides.

Avec cette solution, certains participants seront dans la salle alors que d'autres personnes assisteront à la réunion depuis un écran, peu importe où elles se trouvent dans le monde. Cela permettra sans aucun doute d'atteindre un public encore plus large, tout en réduisant considérablement les coûts.

Mais, mon sentiment est que nous pouvons nous attendre à voir encore davantage de mouvement sur ce marché fascinant. Les technologies en ligne ont radicalement changé le paysage des réunions et des événements et nous commencerons à en voir les effets d’ici quelques mois ou plus tard.

Le véritable défi pour les organisateurs de réunions en 2021, et plus encore en 2022 et au-delà, sera non seulement de combiner des solutions en ligne et en présentiel pour une portée plus large et des économies de coût/temps, mais également de rassembler les deux mondes en tant que solutions complémentaires à part entière.

Nous devons comprendre dans quelle mesure la crise COVID a changé notre vision de l'interaction humaine - entre les personnes et au sein des organisations - et à quel point elle est efficace. Nous pouvons être certains que les gens continueront à communiquer en face à face. Nous sommes des êtres sociaux et cela ne va pas changer de sitôt.

Cependant, les solutions en ligne continueront d'être utilisées à l'avenir pour des réunions plus courtes. Les personnes vont prendre la mesure du temps et des efforts impliqués ainsi que l'investissement financier au moment de décider de tenir une réunion en présentiel. Comme vous pouvez l'imaginer, les nombreuses options proposées rendront les clients encore plus exigeants.

Imaginez que vous puissiez analyser tout ce qui s'est passé au cours de votre événement et en tirer des conclusions pour continuer à améliorer les réunions futures tout en optimisant votre budget.

• Qu'ont pensé les participants de votre produit, de votre intervenant ou de votre présentation ?
• Quels participants avaient quels intérêts ?
• Quels sont les ateliers qui ont le plus plu ?
• Et, pendant que nous sommes sur le chapitre du goût : qu’a pensé votre public de la restauration ? Du café ?
• Qui a écouté dans quelle langue ? Avez-vous encore besoin d'un interprète pour les langues dans lesquelles peu de personnes écoutaient ?
• …

Vous avez compris : la technologie est là pour rester.

La prochaine révolution est déjà là : cette révolution est verte et basée sur plus d'automatisation et plus de virtualité.

• La vague verte

Ces « événements verts » représentent l'avenir, car votre public et vos clients cherchent à réduire leur empreinte carbone. Et quelle meilleure façon de faire cela que de participer à une session en ligne ?

Ce processus de prise de conscience ne fera que se renforcer à l'avenir.

Et imaginez les autres avantages que vous êtes susceptible de voir s'accroître en réduisant votre besoin d'équipe technique, de restauration, d'interprètes, etc. au cours de votre réunion ou événement.

• Automatisation et virtualité

Le temps, c'est de l'argent comme le disent les Américains, et par conséquent, les organisateurs de réunions exigeront à l'avenir que tout fonctionne aussi rapidement et efficacement que possible.

Toutes les questions doivent recevoir une réponse le plus rapidement possible et tout ce dont les participants ont besoin ne doit pas se trouver à plus d'un clic.

Les gagnants seront ceux qui prendront en charge le plus de travail possible pour leurs clients et qui seront capables de leur offrir une expérience intégrée. Les clients ne sont pas intéressés par la manière dont chaque détail mineur fonctionne, tant qu'il fonctionne.

Enfin, l'avenir deviendra encore plus virtuel, à tel point que la frontière entre le réel et le virtuel sera floue. De nombreuses expériences sont en cours pour permettre aux participants de se rencontrer en ligne et en présentiel.

Cela a tout à voir avec la réalité virtuelle. Vous « rencontrez » l'autre personne dans la « réalité » sans jamais quitter votre bureau. Est-ce en ligne ? Est-ce en face à face ? C'est les deux et ni l'un ni l'autre.

Science-fiction ? N'en soyez pas si sûr !

Les grandes entreprises et les grandes organisations organisent toutes sortes d’événements dans « second life ». Vous pouvez en savoir plus ici : https://www.connect.secondlife.com/

Ainsi, l'avenir réserve encore beaucoup de surprises, ainsi que de nombreux défis, aux organisateurs de réunions. Et, de tout cela, il me reste une question pressante : qu'est-ce qui est le plus important dans l'interaction humaine ?

Peut-être plus que ce que nous pouvons imaginer… ou moins ? Ou, quelque chose de totalement différent ?

Étude de cas : Total

En 2019, nous avons réuni des ressources d'interprétation, d'équipement audiovisuel et de gestion de projet pour l'un de nos clients du secteur pétrochimique (Total) pour plus de 70 réunions en présentiel, qui se sont déroulées dans 10 pays différents.

En raison de la Covid-19, Total a été forcé d'annuler les réunions en présentiel qui avaient déjà été planifiées. L'interdiction de voyager et une foule de considérations de santé et de sécurité ont rendu impossible le fait de se rencontrer en face à face. Malheureusement, l'annulation de ces réunions en présentiel aurait été catastrophique pour eux, et ils nous ont contactés pour nous demander des conseils sur la façon dont ils pourraient maintenir leur communication.

Nous avons ensuite mis en place une série de 18 réunions multilingues en ligne pour permettre aux négociations de se poursuivre dans 6 langues. Dans ce cadre, chaque participant a pu suivre la réunion de chez lui sur un ordinateur portable ou une tablette.

En fonction des restrictions du coronavirus, Total a pu continuer à organiser des rencontres en ligne nécessaires. Leur réunion annuelle du CEE au début de cette année a eu lieu en tant qu’événement hybride. Cela leur a permis de planifier la tenue de la réunion en présentiel, mais ils avaient un plan de secours pour les participants qui n'étaient pas en mesure de voyager.

Nous avons employé nos propres équipements techniques et ressources, déjà utilisés chez Total, afin d'optimiser nos budgets. Nous avons effectué divers tests (réussis) avec leur service informatique avant la réunion afin de garantir une expérience intégrée.

Témoignage

Les solutions de réunion proposées par Presence, en présentiel, à distance et hybride, avec une traduction simultanée vers 6 langues, nous offrent l’agilité nécessaire dans ce contexte de crise sanitaire où les restrictions de voyage évoluent en permanence. La souplesse de pouvoir passer rapidement d’une solution à une autre grâce à la réactivité et la disponibilité de Presence contribuent à la réussite des réunions.

Julie Decorse, Total SE

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