Coordination sur place

Vous cherchez un coordinateur dynamique pour votre prochaine réunion ou votre prochain événement d’entreprise ? Vous voulez confier la gestion sur place à un spécialiste dans le domaine ? Presence Group vous propose d’organiser votre réunion nationale ou internationale ! Nous endosserons avec plaisir le rôle de coordinateur sur place ou de point de contact central et assurerons activement la gestion sur le lieu de l’événement ou de la réunion.

Nous suivons de près tous les détails de la réunion. La gestion des rendez-vous et des horaires s’inscrit dans notre ADN. Grâce à une communication claire et précise, avec vous, les techniciens, les interprètes, les hôtels, les restaurants, les entreprises de taxis et les autres partenaires d’activités, nous parvenons à éviter tout malentendu ou toute circonstance imprévue. Ceux-ci surviennent malgré tout ? Aucun problème, nous gardons le contrôle de la situation. Presence Group imagine toujours des solutions ! Nous sommes ainsi garants de l’organisation d’une réunion ou d’un événement de qualité et d’un service cinq étoiles à la fois pour vous en tant qu’organisateur, mais aussi pour vos invités.

Les caractéristiques d'une réunion hybride

  • Combinaison de participants, d'orateurs et de sessions à distance et sur place
  • Utilisation d'un appareil à domicile combiné avec du « matériel live » sur place
  • Assistance technique sur place et à distance, support et modération aux réunions

Comment fonctionne une réunion hybride ?

Certains participants ne pourront être présents physiquement à la réunion ? Nous avons la solution. Par exemple, quelques participants peuvent se réunir dans une salle de conférence et d'autres, suivre la réunion à distance.

L'un de nos techniciens sera présent sur place pour installer l'équipement technique (caméras, micros, casques etc.) et tester le système. Lorsque la réunion débutera, il enverra en temps réel le son et la vidéo aux interprètes. De cette manière, tous les participants pourront recevoir l'interprétation en temps réel.

Si vous avez besoin d'interprétation simultanée lors de votre réunion hybride, les interprètes peuvent travailler à distance. Notre équipement technique permet de leur faire parvenir le son en temps réel afin qu'ils puissent interpréter pour les participants.

Le coordinateur de Presence sera votre unique personne de contact. Étant donné que ce coordinateur est en contact direct avec vous, le technicien et les interprètes, il/elle est toujours au courant du statut de chaque projet et peut, si nécessaire, apporter des modifications instantanées aux demandes.

Le modérateur facilite la communication entre les participants en ligne. Il/Elle fera en sorte que votre réunion hybride se déroule sans accroc.

Grâce à la solution hybride, le preneur de notes peut également travailler à domicile étant donné qu'il/elle peut suivre la réunion à distance.

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Quels sont les pièges les plus courants des réunions hybrides ?

Depuis la pandémie de Covid-19, les entreprises doivent faire face à de nouveaux défis, à savoir les réunions et événements hybrides. Avant de foncer tête baissée, tirons les leçons des 5 pièges les plus courants auxquels les entreprises se s'attendent pas toujours à être confrontées.

  • Les exigences techniques

Le lien avec les systèmes et les équipements existants doit être testé pour s'assurer que tous les appareils fonctionnent.  Une connexion Internet dédiée stable est nécessaire pour que vos participants, orateurs, interprètes et autres parties prenantes à distance puissent suivre la réunion hybride en toute tranquillité.

  • Des participants à distance à la pointe de la technologie

Assurez-vous que tout le monde est bien préparé, fournissez à chaque personne un manuel ou des directives sur la façon de se connecter et d'utiliser la plateforme.

  • Les règles de bienséance en réunion

Lorsque vous participez à une réunion en ligne, il est important de respecter certaines règles de bienséance, comme lors d'une réunion en présentiel.  Plusieurs éléments sont à surveiller.

  • La conformité juridique

Qu'en est-il de la protection des données ? Les questions de pare-feu ont-elles été abordées en amont ? Votre entreprise vous permet-elle de télécharger l'application ou de travailler avec Chrome ?

  • La différence en termes d'attentes/expériences

Ne l'oubliez pas : les personnes sur place et à distance ont des attentes et des expériences différentes.  Les discussions informelles à la machine à café ou par ordinateur interposé ne sont pas les mêmes.

Ne vous laissez par impressionner par la complexité. Nous nous assurons que vous n'oubliez rien !

La configuration d'une réunion virtuelle

Une plateforme virtuelle, un ordinateur ou un smartphone et Internet. Voici tout ce dont vous avez besoin pour organiser une réunion virtuelle !

Une réunion virtuelle a lieu sur un navigateur Web ou une application que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur ou votre smartphone. Par le biais de ce logiciel en ligne, les participants peuvent interagir les uns avec les autres et suivre la réunion de chez eux.

L'interprétation simultanée peut être nécessaire pendant votre réunion virtuelle, mais dans ce cas les interprètes n'ont pas besoin d'être présents sur place, ils peuvent travailler à distance. Grâce à notre solution technique, ils reçoivent le son en temps réel afin qu'ils puissent interpréter pour les participants.

À l'instar des interprètes, un technicien en ligne peut être mis à disposition lors de votre réunion virtuelle. Il ou elle sera présent avant et pendant la réunion pour mettre en place, connecter et tester les systèmes nécessaires. Pendant la réunion en ligne, le technicien surveillera également tout ce qui se passe pour s'assurer du bon déroulement de la réunion.

Un modérateur en ligne facilitera la communication entre les participants en ligne. Il ou elle fera en sorte que votre réunion virtuelle se déroule sans accroc.

Il est également possible de prendre des notes pendant les réunions en ligne. Nous pouvons faire en sorte que le preneur de notes puisse travailler depuis son domicile puisqu'il/elle peut suivre la réunion via nos solutions de streaming.

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Quelles sont les solutions possibles ?

Il existe actuellement de nombreuses options pour votre réunion virtuelle ou en ligne. Assurez-vous de choisir la plateforme de réunion interactive idéale (comme ZOOM, InEvent, VoiceBoxer, KUDO, Teams,...).

Vous cherchez un aperçu de toutes les différentes fonctionnalités que nos plateformes proposent pour votre réunion virtuelle ? Décidez quelles fonctionnalités votre réunion ou événement doit utiliser par le biais de notre check-list pratique ! En fonction de vos préférences et de vos besoins, nous pouvons vous conseiller la plateforme virtuelle qui vous convient le mieux !

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Presence Group, votre coordinateur de réunions et d’événements expérimenté

Presence Group dispose de plus de 20 ans d’expérience dans la gestion d’événements sur place. Nous organisons dans les moindres détails des réunions et des événements professionnels à l’échelle nationale et internationale pour de nombreuses entreprises dynamiques. En tant que point de contact central, nous faisons en sorte que tout se déroule pour le mieux, nous sommes toujours au courant de ce qu'il se passe et nous traitons toutes les questions, primordiales ou non. Laissez-nous organiser votre réunion ou votre événement et concentrez-vous sur vos invités l’esprit tranquille !

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