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La prise de notes est une activité qui demande beaucoup de temps et qui exige une grande capacité d’écoute, de la précision et une frappe rapide. Presence Group collabore avec des preneurs de notes expérimentés qui peuvent assister à des réunions ou travailler à partir d’enregistrements audio. Nous adaptons en toute transparence notre méthode de travail à votre choix, que vous préfériez la prise de notes sur place, à distance ou par IA.
Besoin d’une prise de notes en anglais, en français ou en espagnol ? La prise de notes étant liée à nos services de traduction écrite, nous pouvons vous remettre vos procès-verbaux dans une multitude de langues.
Optez pour le service de prise de notes qui vous convient le mieux
- Transcription complète
Vous avez besoin d’un compte rendu complet, mot pour mot, de votre réunion ? Une transcription complète reprend chaque mot prononcé, garantissant ainsi que rien n’a été oublié. Ce service est idéal si vous avez besoin d’un compte rendu complet et détaillé de toutes les discussions, y compris tous les dialogues, des présentations formelles aux échanges informels, et même les mots de remplissage comme les « euh » et les « bah ».
- Transcription épurée
Vous cherchez une version claire et lisible de vos notes de réunion ? Une transcription épurée fournit tout le contenu essentiel, sans mot de remplissage ni répétition. Elle conserve les détails d’une transcription complète, mais les présente dans un format plus soigné et plus accessible, ce qui en facilite la lecture et la compréhension.
- Rapport révisé
Vous avez besoin d’un résumé ciblé de votre réunion ? Le rapport révisé se concentre sur les points principaux, laissant de côté le contenu moins pertinent. Ce format met en évidence les discussions et les décisions essentielles, offrant une vue d’ensemble concise mais complète qui va directement au cœur du sujet.
- Procès-verbal succinct
Vous n’avez besoin que de l’essentiel ? Nos procès-verbaux succincts offrent une vue d’ensemble des principaux résultats, décisions et prochaines étapes. Ce format est idéal pour les cadres supérieurs ou les parties prenantes qui souhaitent un résumé stratégique rapide sans entrer dans les détails.
- Résumé
Vous voulez un résumé systématique de votre réunion ? Le résumé reprend toutes les discussions, décisions et actions importantes dans un format concis et structuré. Il est parfait pour les participants ou les personnes qui ont besoin d’une référence rapide aux décisions prises et aux actions à entreprendre, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Découvrez les multiples facettes de notre encadrement technique
Cabine d'interprétation
Les cabines d'interprétation de Presence, certifiées ISO et insonorisées, constituent l'environnement de travail idéal pour 2 interprètes. Les interprètes captent parfaitement le son qui leur est directement transmis via leur micro-casque et ils effectuent la traduction à l'aide d'une console spéciale et d'un micro. La cabine étant généralement installée au fond de la salle, les interprètes ont une vue optimale des participants sans les déranger pour autant.
Micro-casques & récepteurs
Au début des conférences et des événements en présentiel, le public reçoit un micro-casque et un récepteur infra-rouge. Chaque participant règle ce dernier sur le canal adéquat et reçoit ainsi la traduction appropriée via son micro-casque. Vous cherchez une alternative ? Dans ce cas, optez pour une approche efficace et demandez aux participants d'utiliser leur smartphone en lieu et place du récepteur infra-rouge. Très pratique !
Micros de table et micro-casques
Débats, tables rondes, réunions en U... Les réunions en présentiel où l'interaction est importante nécessitent un support technique fiable. Presence fournit à chaque participant un micro de table et un micro-casque : des outils de traduction dynamiques qui assurent la fluidité des entretiens et des discussions.
Sets Tourguide
Le set Tourguide (également nommé valisette d’interprétation, set de chuchotage ou Bidule) est idéal pour les groupes compacts dans lesquels un nombre limité de langues interviennent. Cette valisette contient des récepteurs, des micro-casques et des micros, en fonction de la taille du public. L'interprète chuchote dans le microphone et les participants, munis d'un casque d'écoute, suivent la traduction qui leur est transmise par fréquence radio. Facile et peu coûteux !
Équipement périphérique
Outre les cabines et les micro-casques, Presence assure également l'encadrement de votre réunion en présentiel de A à Z. Installations acoustiques, micros, écrans, ordinateurs portables, tablettes... Nous possédons tous les outils nécessaires à la mise en place d'une installation complète. Moins de papier, plus d'écrans ? Grâce à la numérisation croissante de notre support technique, vous réduisez votre empreinte écologique.
Le technicien
Vous voulez confier votre réunion en présentiel à une équipe expérimentée, depuis la première vérification jusqu'au démontage final ? Presence met à votre disposition un technicien qui monte l'installation en temps voulu, teste celle-ci scrupuleusement et, le cas échéant, procède aux adaptations nécessaires. Notre expert reste également sur place pendant toute la durée de votre événement afin d'en assurer le parfait déroulement.
Les caractéristiques d'une réunion hybride
- Combinaison de participants, d'orateurs et de sessions à distance et sur place
- Utilisation d'un appareil à domicile combiné avec du « matériel live » sur place
- Assistance technique sur place et à distance, support et modération aux réunions
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Comment fonctionne une réunion hybride ?
Certains participants ne pourront être présents physiquement à la réunion ? Nous avons la solution. Par exemple, quelques participants peuvent se réunir dans une salle de conférence et d'autres, suivre la réunion à distance.
L'un de nos techniciens sera présent sur place pour installer l'équipement technique (caméras, micros, casques etc.) et tester le système. Lorsque la réunion débutera, il enverra en temps réel le son et la vidéo aux interprètes. De cette manière, tous les participants pourront recevoir l'interprétation en temps réel.
Si vous avez besoin d'interprétation simultanée lors de votre réunion hybride, les interprètes peuvent travailler à distance. Notre équipement technique permet de leur faire parvenir le son en temps réel afin qu'ils puissent interpréter pour les participants.
Le coordinateur de Presence sera votre unique personne de contact. Étant donné que ce coordinateur est en contact direct avec vous, le technicien et les interprètes, il/elle est toujours au courant du statut de chaque projet et peut, si nécessaire, apporter des modifications instantanées aux demandes.
Le modérateur facilite la communication entre les participants en ligne. Il/Elle fera en sorte que votre réunion hybride se déroule sans accroc.
Grâce à la solution hybride, le preneur de notes peut également travailler à domicile étant donné qu'il/elle peut suivre la réunion à distance.
Vous organisez une réunion hybride prochainement ?
Quels sont les pièges les plus courants des réunions hybrides ?
Depuis la pandémie de Covid-19, les entreprises doivent faire face à de nouveaux défis, à savoir les réunions et événements hybrides. Avant de foncer tête baissée, tirons les leçons des 5 pièges les plus courants auxquels les entreprises se s'attendent pas toujours à être confrontées.
- Les exigences techniques
Le lien avec les systèmes et les équipements existants doit être testé pour s'assurer que tous les appareils fonctionnent. Une connexion Internet dédiée stable est nécessaire pour que vos participants, orateurs, interprètes et autres parties prenantes à distance puissent suivre la réunion hybride en toute tranquillité.
- Des participants à distance à la pointe de la technologie
Assurez-vous que tout le monde est bien préparé, fournissez à chaque personne un manuel ou des directives sur la façon de se connecter et d'utiliser la plateforme.
- Les règles de bienséance en réunion
Lorsque vous participez à une réunion en ligne, il est important de respecter certaines règles de bienséance, comme lors d'une réunion en présentiel. Plusieurs éléments sont à surveiller.
- La conformité juridique
Qu'en est-il de la protection des données ? Les questions de pare-feu ont-elles été abordées en amont ? Votre entreprise vous permet-elle de télécharger l'application ou de travailler avec Chrome ?
- La différence en termes d'attentes/expériences
Ne l'oubliez pas : les personnes sur place et à distance ont des attentes et des expériences différentes. Les discussions informelles à la machine à café ou par ordinateur interposé ne sont pas les mêmes.
Ne vous laissez par impressionner par la complexité. Nous nous assurons que vous n'oubliez rien !
La configuration d'une réunion virtuelle
Une plateforme virtuelle, un ordinateur ou un smartphone et Internet. Voici tout ce dont vous avez besoin pour organiser une réunion virtuelle !
Une réunion virtuelle a lieu sur un navigateur Web ou une application que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur ou votre smartphone. Par le biais de ce logiciel en ligne, les participants peuvent interagir les uns avec les autres et suivre la réunion de chez eux.
L'interprétation simultanée peut être nécessaire pendant votre réunion virtuelle, mais dans ce cas les interprètes n'ont pas besoin d'être présents sur place, ils peuvent travailler à distance. Grâce à notre solution technique, ils reçoivent le son en temps réel afin qu'ils puissent interpréter pour les participants.
À l'instar des interprètes, un technicien en ligne peut être mis à disposition lors de votre réunion virtuelle. Il ou elle sera présent avant et pendant la réunion pour mettre en place, connecter et tester les systèmes nécessaires. Pendant la réunion en ligne, le technicien surveillera également tout ce qui se passe pour s'assurer du bon déroulement de la réunion.
Un modérateur en ligne facilitera la communication entre les participants en ligne. Il ou elle fera en sorte que votre réunion virtuelle se déroule sans accroc.
Il est également possible de prendre des notes pendant les réunions en ligne. Nous pouvons faire en sorte que le preneur de notes puisse travailler depuis son domicile puisqu'il/elle peut suivre la réunion via nos solutions de streaming.
Vous voulez organiser une réunion virtuelle prochainement ?
Quelles sont les solutions possibles ?
Il existe actuellement de nombreuses options pour votre réunion virtuelle ou en ligne. Assurez-vous de choisir la plateforme de réunion interactive idéale (comme ZOOM, InEvent, VoiceBoxer, KUDO, Teams,...).
Vous cherchez un aperçu de toutes les différentes fonctionnalités que nos plateformes proposent pour votre réunion virtuelle ? Décidez quelles fonctionnalités votre réunion ou événement doit utiliser par le biais de notre check-list pratique ! En fonction de vos préférences et de vos besoins, nous pouvons vous conseiller la plateforme virtuelle qui vous convient le mieux !
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Presence Group, votre expert en prise de notes
Presence Group est depuis plus de 20 ans déjà votre bureau d'interprétation et de traduction et vous offre les services de traducteurs-interprètes et de transcripteurs professionnels. Nous mettons à votre disposition des professionnels dans toutes les langues, quel que soit l'endroit que vous avez choisi pour votre événement. Grâce à notre réseau de locuteurs natifs, nous garantissons des services de prise de notes et de traduction du plus haut niveau. En présentiel, en ligne ou par IA ? Transmettez-nous votre demande. Nous nous assurerons de vous fournir les langues nécessaires !
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