Une réunion hybride peut être une conférence, un séminaire, un atelier ou toute autre réunion où les participants sont en partie en présentiel et en partie à distance. L'option hybride vous permet de combiner le meilleur du monde virtuel et du monde présentiel.

En effet, grâce à cette combinaison des équipements techniques du présentiel avec une plateforme virtuelle, il est possible de se connecter à la réunion où que l'on se trouve.

Les caractéristiques d'une réunion hybride

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  • Combinaison de participants, d'orateurs et de sessions à distance et sur place
  • Utilisation d'un appareil à domicile combiné avec du « matériel live » sur place
  • Assistance technique sur place et à distance, support et modération aux réunions
How does a hybrid meeting work?

Comment fonctionne une réunion hybride ?

Certains participants ne pourront être présents physiquement à la réunion ? Nous avons la solution. Par exemple, quelques participants peuvent se réunir dans une salle de conférence et d'autres, suivre la réunion à distance.

L'un de nos techniciens sera présent sur place pour installer l'équipement technique (caméras, micros, casques etc.) et tester le système. Lorsque la réunion débutera, il enverra en temps réel le son et la vidéo aux interprètes. De cette manière, tous les participants pourront recevoir l'interprétation en temps réel.

Si vous avez besoin d'interprétation simultanée lors de votre réunion hybride, les interprètes peuvent travailler à distance. Notre équipement technique permet de leur faire parvenir le son en temps réel afin qu'ils puissent interpréter pour les participants.

Le coordinateur de Presence sera votre unique personne de contact. Étant donné que ce coordinateur est en contact direct avec vous, le technicien et les interprètes, il/elle est toujours au courant du statut de chaque projet et peut, si nécessaire, apporter des modifications instantanées aux demandes. 

Le modérateur facilite la communication entre les participants en ligne. Il/Elle fera en sorte que votre réunion hybride se déroule sans accroc.

Grâce à la solution hybride, le preneur de notes peut également travailler à domicile étant donné qu'il/elle peut suivre la réunion à distance.

 

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Discutons-en !

Quels sont les pièges les plus courants des réunions hybrides ?

Depuis la pandémie de Covid-19, les entreprises doivent faire face à de nouveaux défis, à savoir les réunions et événements hybrides. Avant de foncer tête baissée, tirons les leçons des 5 pièges les plus courants auxquels les entreprises se s'attendent pas toujours à être confrontées.

 

  • Les exigences techniques 

Le lien avec les systèmes et les équipements existants doit être testé pour s'assurer que tous les appareils fonctionnent.  Une connexion Internet dédiée stable est nécessaire pour que vos participants, orateurs, interprètes et autres parties prenantes à distance puissent suivre la réunion hybride en toute tranquillité.

 

  • Des participants à distance à la pointe de la technologie 

Assurez-vous que tout le monde est bien préparé, fournissez à chaque personne un manuel ou des directives sur la façon de se connecter et d'utiliser la plateforme.

 

  • Les règles de bienséance en réunion

Lorsque vous participez à une réunion en ligne, il est important de respecter certaines règles de bienséance, comme lors d'une réunion en présentiel.  Plusieurs éléments sont à surveiller. Pour en savoir plus, poursuivez la lecture ici !

 

  • La conformité juridique

Qu'en est-il de la protection des données ? Les questions de pare-feu ont-elles été abordées en amont ? Votre entreprise vous permet-elle de télécharger l'application ou de travailler avec Chrome ?

 

  • La différence en termes d'attentes/expériences

Ne l'oubliez pas : les personnes sur place et à distance ont des attentes et des expériences différentes.  Les discussions informelles à la machine à café ou par ordinateur interposé ne sont pas les mêmes. Pour en savoir plus, poursuivez la lecture ici !

 

Ne vous laissez par impressionner par la complexité. Nous nous assurons que vous n'oubliez rien !

 

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Réunions hybrides avec des interprètes de Presence

Presence est depuis plus de 20 ans déjà votre bureau d'interprétation et de traduction et vous offre les services d'interprètes professionnels. Nous mettons à votre disposition des interprètes dans toutes les langues, également pour les réunions virtuelles et les conférences téléphoniques multilingues.

Notre réseau de locuteurs natifs nous permet de garantir des services d’interprétation du plus haut niveau. Vous avez besoin d’un interprète dans une combinaison de langues spécifique ? Nous nous ferons un plaisir de chercher la personne idéale dans notre réseau d’interprètes. Vous organisez une réunion multilingue hybride ? Transmettez-nous votre demande et nous nous assurerons de vous fournir les combinaisons de langues nécessaires.

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